Faktury w sklepie internetowym - automatyzacja i integracje
Ręczne wystawianie faktur przy dziesiątkach zamówień dziennie to koszmar. Na szczęście można to zautomatyzować. Pokażę Ci jak skonfigurować automatyczne fakturowanie w WooCommerce z popularnymi systemami.
Krótka odpowiedź
1) Wtyczka do faktur (np. Flexible Invoices) lub
2) Integracja z systemem księgowym (Fakturownia, iFirma, wFirma). Faktura generuje się automatycznie po zamówieniu/płatności. Klient otrzymuje PDF na email. Dane synchronizują się z księgowością.
Wymagania prawne - faktury w e-commerce
Kiedy wystawić fakturę:
- Na żądanie klienta (do 3 miesięcy od transakcji)
- Zawsze dla B2B (NIP w zamówieniu)
- Paragon dla konsumentów (B2C)
Co musi zawierać faktura:
- Data wystawienia i numer
- Dane sprzedawcy i nabywcy
- Nazwa towaru/usługi
- Ilość, cena jednostkowa, wartość
- Stawka i kwota VAT
- Kwota należności ogółem
Faktura vs paragon:
- B2C: paragon (lub faktura na żądanie)
- B2B: faktura obowiązkowa
- Faktura uproszczona: do 450 zł brutto
Kasa fiskalna:
- Obowiązkowa przy sprzedaży B2C >20 000 zł/rok
- Kasa online od 2023 dla e-commerce
- Sprawdź zwolnienia (tylko płatności elektroniczne)
Wtyczki do faktur WooCommerce
Flexible Invoices (polski):
- Faktury VAT, proforma, korekty
- Automatyczne generowanie
- Własne szablony
- Cena: od 199 zł/rok
WooCommerce PDF Invoices:
- Podstawowe faktury PDF
- Darmowa wersja dostępna
- Pro: więcej opcji, szablony
Jak działają:
1. Klient składa zamówienie
2. Po opłaceniu - generuje się faktura
3. PDF załączany do emaila
4. Numeracja automatyczna
Konfiguracja:
- Dane firmy (nazwa, adres, NIP)
- Numeracja (format, reset roczny)
- Kiedy wystawiać (po płatności, po wysyłce)
- Szablon (logo, kolory)
Integracja z Fakturownia
Fakturownia.pl:
- Popularny polski system fakturowy
- Integracja przez API
- Wtyczka: WooCommerce Fakturownia
Co zyskujesz:
- Faktury w jednym miejscu (nie tylko WooCommerce)
- Raportowanie, JPK_VAT
- Wysyłka do biura rachunkowego
- Magazyn, CRM w pakiecie
Jak skonfigurować:
1. Załóż konto Fakturownia
2. Wygeneruj API token
3. Zainstaluj wtyczkę
4. Wprowadź token
5. Mapuj statusy zamówień
Cennik Fakturownia:
- Start: darmowy (3 faktury/mies)
- Mini: 39 zł/mies (nielimitowane)
- Pro: 79 zł/mies (+ magazyn)
Integracja z iFirma/wFirma
iFirma:
- Księgowość online + faktury
- Oficjalna wtyczka WooCommerce
- Automatyczny eksport do KPiR
Konfiguracja iFirma:
1. Konto iFirma z API
2. Wtyczka iFirma for WooCommerce
3. Klucz API z panelu iFirma
4. Wybierz kiedy wystawiać
wFirma:
- Podobna do iFirma
- Integracja przez BaseLinker lub wtyczkę
- Księgowość + faktury
Która lepsza:
- iFirma: prostsza, dla małych firm
- wFirma: więcej funkcji, dla większych
- Fakturownia: jeśli potrzebujesz tylko faktur
Cennik:
- iFirma: od 29 zł/mies
- wFirma: od 25 zł/mies
Automatyzacja i dobre praktyki
Automatyczna wysyłka:
- Faktura w załączniku do emaila o zamówieniu
- Lub osobny email z fakturą
- Link do pobrania w koncie klienta
Numeracja faktur:
- Format: FV/001/01/2024
- Reset numeracji co rok/miesiąc
- Ciągłość numeracji obowiązkowa
Korekty i zwroty:
- Przy zwrocie: faktura korygująca
- Automatyczne po zmianie statusu zamówienia
- Synchronizacja z systemem księgowym
JPK_VAT:
- Jednolity Plik Kontrolny
- Generowany z systemu księgowego
- Miesięczny raport do US
Backup faktur:
- Przechowywanie min. 5 lat
- Automatyczne w chmurze (Fakturownia, iFirma)
- Lub lokalne kopie PDF