5 błędów klientów zlecających stworzenie strony WWW i jak ich uniknąć

Przygotowanie klienta wpływa na efekt strony, bo wykonawca określa zakres i wycenę na podstawie celu, funkcji, materiałów oraz sposobu zatwierdzania prac. Zamawiający nie musi znać technologii ani tworzyć rozbudowanego dokumentu. Powinien umieć wyjaśnić, dla kogo powstaje strona i jaką czynność ma ułatwić.

Brak wstępnych ustaleń przenosi decyzje na kolejne etapy. Zmiana struktury po przygotowaniu projektu może wymagać ponownego opracowania treści i widoków, a brak zdjęć może wstrzymać publikację. Nieopisane funkcje utrudniają też porównanie ofert, bo każda firma może wycenić inny rezultat.

Jeśli firma dopiero wybiera sposób obecności w sieci, pomocny będzie przegląd sposobów założenia strony internetowej. Przed rozmową z wykonawcą warto też sprawdzić, jak zaplanować stronę internetową dla małej firmy i JDG.

Zalecamy zacząć od krótkiego opisu użytkownika, działania, które ma wykonać, oraz ograniczeń projektu. Taki punkt wyjścia pozwala obu stronom omawiać tę samą potrzebę i sprawdzić, czy wycena obejmuje potrzebny zakres.

Brak celu utrudnia dobranie podstron, funkcji i sposobu oceny gotowej strony. Hasło "chcemy nowoczesną stronę" nie wskazuje, jakie działanie użytkownika ma wspierać witryna. Cel może dotyczyć pozyskania zapytań, sprzedaży, prezentacji oferty albo rekrutacji.

Poniższa tabela pokazuje, jak przełożyć cel firmy na działanie użytkownika i jego pomiar. Wybierz działanie, które rzeczywiście ma znaczenie dla procesu biznesowego.

Tabela łączy cel firmy z czynnością, którą można zmierzyć po uruchomieniu strony. Sama liczba odwiedzin nie potwierdza realizacji celu, jeśli witryna ma przynosić zapytania albo zamówienia.

Przed wyceną ustal, kto korzysta z oferty, jakie działanie ma wykonać i które usługi lub lokalizacje potrzebują osobnych podstron. Firma, która szuka prostego rozwiązania na start, może porównać budżetową stronę dla małej firmy. Z naszych wdrożeń wynika, że opisanie oczekiwanego działania ułatwia ocenę propozycji wykonawcy już podczas pierwszej rozmowy.

Wybór wykonawcy wyłącznie po cenie grozi porównaniem ofert o różnym zakresie i odpowiedzialności. Kwota sama w sobie nie pokazuje, ile podstron, praw, szkoleń ani wsparcia otrzyma zamawiający po zakończeniu projektu.

Poproś wykonawców o wycenę tych samych elementów. W przypadku SEO technicznego sprawdź, czy oferta obejmuje na przykład konfigurację adresów kanonicznych, mapy XML, przekierowań, indeksowania i danych strukturalnych, a także przekazanie konfiguracji tytułów i opisów. Zapytaj również, czy wykonawca przygotuje przekierowania ze starej witryny, jeśli projekt obejmuje migrację.

Tabela ułatwia porównanie konkretnych zapisów oferty. W kolumnie z odpowiedzią zapisz ustalenia wykonawcy, a brak informacji wyjaśnij przed wyborem.

Tabela pokazuje, że niższa cena może wynikać z mniejszego zakresu albo braku konkretnych obowiązków. Do porównania wybierz oferty, które odpowiadają na te same pytania.

Sprawdź przykłady realizacji i zapytaj, jak wykonawca prowadzi podobny projekt. Ustal, kto zbiera uwagi, kiedy wykonawca zgłasza ryzyko opóźnienia oraz jak zatwierdzane są dodatkowe prace. Zakres można omówić przy okazji projektowania i wdrażania stron internetowych dla firm.

Brak materiałów lub osoby zatwierdzającej może zatrzymać projekt, nawet gdy wykonawca przygotował już projekt graficzny. Przed startem sprawdź, kto przygotuje treści i zdjęcia oraz kto udostępni zasoby potrzebne do prac.

Lista materiałów, które warto zgromadzić:
- Dane firmy, dane kontaktowe i obszar obsługi.
- Opisy usług lub produktów, warunki współpracy i odpowiedzi na częste pytania klientów.
- Zdjęcia, grafiki oraz informacja o prawach do ich wykorzystania.
- Logotyp i pliki identyfikacji wizualnej, jeśli firma je posiada.
- Dostępy do domeny, hostingu i narzędzi przewidzianych do podłączenia.
- Przykłady stron pokazujące oczekiwany kierunek.

Wyznacz jedną osobę, która zbiera komentarze zespołu i przekazuje wykonawcy zatwierdzone decyzje. Ustal zastępstwo oraz termin odpowiedzi na projekty i pytania. Osoba zatwierdzająca nie musi tworzyć każdej treści, ale powinna mieć możliwość zaakceptowania jej publikacji.

Zalecamy prowadzić wykaz materiałów ze statusem: gotowe, do poprawy albo oczekujące. Dzięki temu obie strony wiedzą, czy opóźnienie wynika z brakującej treści, czy z błędu wdrożenia. Terminy przekazania materiałów warto odnotować w harmonogramie projektu.

Zmiany zgłaszane bez kontroli zakresu mogą przesunąć termin, zwiększyć koszt albo utrudnić odbiór strony. Dodanie nowej podstrony, integracji, wersji językowej lub wariantu formularza zwykle wymaga innego nakładu pracy niż korekta tekstu w zatwierdzonym widoku.

Ustal prosty proces obsługi zmian przed rozpoczęciem dodatkowych prac:
1. Klient opisuje oczekiwany rezultat i wskazuje miejsce zmiany.
2. Wykonawca określa wpływ na koszt, termin i pozostałe elementy projektu.
3. Klient akceptuje dodatkowy zakres albo odkłada zmianę.
4. Strony aktualizują listę prac i potwierdzają nowy termin, jeśli się zmienia.

Zalecamy prowadzić jedną listę uwag z datą zgłoszenia, osobą odpowiedzialną, decyzją i statusem. Rozmowa może pomóc omówić pomysł, ale zaakceptowana zmiana powinna trafić do oferty, umowy albo uzgodnionego systemu projektu.

Rozróżniaj poprawkę względem zaakceptowanego zakresu od nowej potrzeby. Usterka oznacza, że wdrożony element nie działa zgodnie z ustaleniami. Nowa funkcja lub zmieniony cel wymagają osobnej oceny wpływu na projekt.

Brak planu utrzymania pozostawia aktualizacje, kopie zapasowe, licencje i reakcję na problemy bez przypisanej osoby. Firma powinna ustalić odpowiedzialności przed odbiorem i zapisać role w umowie albo dokumentacji projektu.

Tabela przedstawia obowiązki, które warto przypisać przed publikacją. Wybór osoby zależy od modelu współpracy i zapisów umowy.

Tabela porządkuje zadania, które łatwo pominąć po publikacji. Firma powinna wpisać konkretne osoby i uzgodniony zakres odpowiedzialności do dokumentacji.

Perspektywa KC Mobile

Z naszych wdrożeń wynika, że problemy po uruchomieniu często zaczynają się od niejasnego dostępu do domeny, hostingu i panelu edycji. Zalecamy dołączyć listę kont i administratorów do dokumentacji odbiorowej oraz wskazać osobę przyjmującą zgłoszenia. Przekazanie dostępu powinno uwzględniać bezpieczny sposób nadania uprawnień, a nie wspólne hasło przesyłane w wiadomości.

Przed podpisaniem umowy porównaj zakres, etapy, kryteria odbioru, prawa do materiałów i zasady obsługi zmian. Ustalenia powinny pozwalać ocenić, kiedy praca jest wykonana i jak strony rozstrzygają zgłoszone uwagi.

Zapytaj wykonawcę:
- Jakie podstrony, funkcje i wyłączenia obejmuje zakres?
- Jak wyglądają etapy projektu i przekazywanie uwag?
- Jakie kryteria odbioru obowiązują i jak zgłasza się błędy?
- Kto otrzyma prawa do projektu, treści, zdjęć i plików źródłowych?
- Kto będzie właścicielem domeny, hostingu i kont używanych do obsługi strony?
- Jak strony zatwierdzają dodatkową pracę i zmianę terminu?
- Jakie wsparcie obejmuje umowa po publikacji?

Umowa powinna rozróżniać błąd względem zaakceptowanego zakresu od nowej potrzeby biznesowej. To ustalenie pomaga określić, czy zgłoszenie należy do odbioru, czy wymaga odrębnej wyceny. Przy zapisach dotyczących praw i odpowiedzialności firma może skonsultować umowę z prawnikiem.

Zwróć uwagę na procedurę odbioru: termin na zgłoszenie uwag, sposób ich przekazywania i potwierdzenie usunięcia błędów. Poproś też o opis migracji, jeśli nowa strona zastąpi istniejącą witrynę, oraz wykaz kont i plików przekazywanych po zakończeniu prac.

Przed rozpoczęciem projektu przygotuj opis działalności, wymagane funkcje, ograniczenia budżetu i termin oraz wskaż osobę uprawnioną do zatwierdzania decyzji. Taki zestaw wystarczy do rozpoczęcia rozmowy o zakresie bez technicznego briefu.

Lista startowa klienta:
- Opis firmy, jej oferty i grup odbiorców.
- Działanie, które użytkownik ma wykonać na stronie.
- Lista usług, produktów i potrzebnych podstron.
- Funkcje, integracje i ograniczenia do uwzględnienia w wycenie.
- Budżet, oczekiwany termin i priorytet projektu.
- Osoba zbierająca uwagi i zatwierdzająca decyzje.

Jeśli wykonanie strony ma być częścią współpracy, strony internetowe dla firm przygotowywane przez KC Mobile można omówić na podstawie tego zestawu. Ustalony punkt startowy pomaga doprecyzować zakres i zauważyć braki przed rozpoczęciem prac.

• Jak zamówić stronę internetową w najlepszej cenie dla firmy
• Jak powinna wyglądać strona internetowa dla firmy? Lista kontrolna dla właściciela
• Oferta strony internetowej: co powinna zawierać i jak ją ocenić
• Czym jest witryna internetowa i z czego się składa?
• Biznes w internecie w branży kreatywnej: od pomysłu do pierwszej sprzedaży