Subiekt nexo i sklep internetowy - co się rozjeżdża przy synchronizacji

Zanim spytasz, czy integracja obsługuje stany magazynowe, ustal jedną rzecz: który system decyduje o danej informacji. To pytanie rozstrzyga większość późniejszych sporów o to, dlaczego coś się rozjechało.

W typowym układzie ERP jest źródłem prawdy dla stanów, cen zakupu i dokumentów, a sklep dla treści marketingowych, zdjęć i zamówień. Problem zaczyna się przy polach, o które upominają się oba systemy - najczęściej przy cenie sprzedaży i nazwie produktu.

Ustalenie tego na papierze przed wdrożeniem zajmuje godzinę. Odkręcanie po fakcie, gdy dane już się rozjechały na tysiącu indeksów, zajmuje dni.

Tu wraca najwięcej zgłoszeń i prawie nigdy nie chodzi o samą liczbę sztuk. Chodzi o to, którą liczbę system uznaje za stan.

Cztery pułapki, w kolejności częstotliwości:

1. Rezerwacje. Towar zarezerwowany pod niezrealizowane zamówienie fizycznie leży w magazynie, ale nie jest dostępny do sprzedaży. Jeśli integracja wysyła stan magazynowy zamiast dostępnego, sklep sprzedaje coś, czego nie ma.
2. Wiele magazynów. Sklep zwykle widzi jedną liczbę. Trzeba zdecydować, czy to suma, czy stan z jednego wskazanego magazynu - i pamiętać o towarze w drodze między nimi.
3. Opóźnienie synchronizacji. Przy sprzedaży wielokanałowej okno kilkunastu minut wystarczy, żeby ten sam ostatni egzemplarz sprzedał się dwa razy.
4. Zestawy i komplety. Produkt złożony z kilku indeksów nie ma własnego stanu - jego dostępność trzeba wyliczyć z części składowych.

Praktyczna rada: ustaw bufor bezpieczeństwa na pozycjach szybkorotujących zamiast walczyć o synchronizację w czasie rzeczywistym. Jeden egzemplarz trzymany poza sprzedażą jest tańszy niż anulowane zamówienie i ocena w marketplace.

Integracja musi wiedzieć, że pozycja w sklepie i pozycja w ERP to ten sam towar. Brzmi trywialnie, dopóki katalog nie urośnie.

Dopasowanie po nazwie nie działa - nazwy różnią się interpunkcją, wielkością liter i dopiskami marketingowymi. Zostają identyfikatory: symbol albo indeks po stronie ERP i SKU po stronie sklepu, ewentualnie EAN.

Trzy sytuacje, w których to się sypie:

• Warianty. Rozmiar i kolor jako osobne indeksy w ERP kontra jeden produkt z wariantami w sklepie. Mapowanie musi być jednoznaczne w obie strony.
• Ten sam EAN na kilku indeksach. Zdarza się przy zmianie dostawcy tego samego towaru. Dopasowanie po EAN zaczyna wtedy wskazywać przypadkową pozycję.
• Produkt utworzony po stronie sklepu. Jeśli proces zakłada, że kartoteka powstaje w ERP, ręcznie dodany produkt w sklepie zostaje bez pary i wypada z synchronizacji po cichu.

Dane z naszych wdrożeń pokazują, że przy katalogu powyżej 5 tys. indeksów pierwsze pełne dopasowanie kartotek zajmuje więcej czasu niż samo techniczne połączenie systemów. To pozycja, którą najczęściej pomija się w wycenie.

Zamówienie przechodzi przez oba systemy i w każdym ma własny cykl życia. Rozjazd statusów jest tym, co klient odczuwa bezpośrednio.

Typowy scenariusz: sklep wysyła powiadomienie o wysyłce, gdy dokument powstaje w ERP, ale paczka jedzie dopiero następnego dnia. Albo odwrotnie - klient dostaje numer śledzenia, zanim przesyłka zostanie nadana.

Do zmapowania są cztery rzeczy, nie jedna:

Ostatni punkt wygląda niewinnie, a odpowiada za sporą część odrzuconych dokumentów. Dane z naszych wdrożeń pokazują, że rabat 10% liczony na poziomie koszyka potrafi dać różnicę grosza między sumą pozycji a sumą dokumentu - i to wystarczy, żeby walidacja go nie przyjęła.

Od strony technicznej to najwrażliwszy punkt, bo dokument raz wystawiony nie znika. Błąd w mapowaniu stawki podatku albo w danych kontrahenta zostaje w obiegu.

Trzy decyzje, które trzeba podjąć świadomie:

Kiedy powstaje dokument. Przy złożeniu zamówienia, przy opłaceniu, czy przy wysyłce. Zbyt wczesne wystawianie generuje lawinę korekt przy anulowaniach, zbyt późne blokuje wysyłkę.

Kto nadaje numer. Zawsze jeden system, zawsze ten sam. Numeracja w dwóch miejscach to gwarantowany duplikat przy pierwszej awarii synchronizacji.

Jak wygląda ścieżka do KSeF. Sklep zwykle nie wysyła faktur bezpośrednio - robi to ERP, który odpowiada za strukturę dokumentu i archiwizację. Warto sprawdzić, czy integracja obsługuje ponowienie wysyłki, bo to ono decyduje o tym, co się dzieje przy niedostępności systemu centralnego. Szerzej opisaliśmy to w tekście o integracji sklepu z KSeF.

Osobno: zwroty i korekty. W e-commerce zwrot jest normą, a korekta ma własną ścieżkę w obu systemach. Wdrożenie obsługujące wyłącznie sprzedaż jest wdrożeniem w połowie.

Nie ma jednej integracji Subiekta ze sklepem - są trzy różne modele, sprzedawane przez różne podmioty.

Według cennika SellIntegro plan Standard kosztuje 99 zł netto miesięcznie i obejmuje do 500 zamówień, a wyższe progi to 199 zł do 2 500 zamówień - ceny sprawdzone u dostawcy 7 sierpnia 2026.

Wybierając model, zapytaj o trzy rzeczy, o których katalogi funkcji milczą: co się dzieje przy niedostępności jednego z systemów, czy da się wymusić ponowną synchronizację pojedynczego zamówienia bez przepychania całości, oraz kto odpowiada za zgodność, gdy dostawca ERP wypuści aktualizację zmieniającą strukturę danych.

Większość zgłoszeń, które do nas trafiają, da się zawęzić w kilkanaście minut. Kolejność ma znaczenie.

1. Czy to jedno zamówienie, czy wszystkie? Pojedynczy przypadek to zwykle dane, wszystkie - połączenie albo poświadczenia.
2. Kiedy przestało działać i co się wtedy zmieniło? Aktualizacja ERP, zmiana hasła, wygasły token, nowy magazyn w konfiguracji.
3. Czy dane w obu systemach faktycznie się różnią? Czasem różni się tylko widok, bo synchronizacja jeszcze nie przeszła.
4. Czy produkt ma parę? Sprawdź, czy pozycja ma odpowiednik po drugiej stronie i czy identyfikatory się zgadzają.
5. Co jest w logu? Integracja, która nie loguje odrzuceń, jest nie do zdiagnozowania - to samo w sobie jest wadą narzędzia.

Spinamy sklepy z systemami magazynowymi i księgowymi w ramach wdrożeń e-commerce. Jeśli synchronizacja rozjeżdża się u Ciebie regularnie, napisz przez formularz kontaktowy - podaj platformę sklepu, wersję ERP i to, czy problem dotyczy stanów, zamówień, czy dokumentów. Zwykle po tych trzech informacjach wiadomo, gdzie szukać.