Jak policzyć marżę na każdym zleceniu? Ile naprawdę zarabiasz na zamówieniu

Marżę na zleceniu liczysz, odejmując od ceny zlecenia wszystkie koszty, które ono wygenerowało: godziny pracy razy koszt roboczogodziny, materiał, dojazdy i podwykonawców, a wynik dzieląc przez cenę. Problem z marżą na zleceniu rzadko leży we wzorze. Leży w tym, że godziny są w kartach pracy, materiał w programie magazynowym, dojazdy w głowie kierowcy, a faktury podwykonawców u księgowej, więc nikt nie składa ich w jedną liczbę.

Skąd się bierze problem z marżą na zleceniu?

Problem z marżą na zleceniu bierze się z tego, że przychód jest w jednym miejscu, a koszty w kilku. Faktura sprzedaży powstaje w programie, więc przychód z każdego zlecenia znasz od razu. Koszty spływają później i osobno: karty pracy po tygodniu, wydania materiału z magazynu bez numeru zlecenia, paragony za paliwo zbiorczo, faktura podwykonawcy po miesiącu.

Właściciel wie więc, ile firma zarobiła w roku, ale nie wie, na których zleceniach, i wycenia kolejne prace tak samo jak te, które wyszły na zero.

Widać to w ogłoszeniach firm, które szukają wykonawcy systemu. Właściciel firmy serwisowej z kilkoma serwisantami napisał na Useme w styczniu 2026 roku dosłownie: "Szukam dla firmy usługowej systemu, który zastąpi Excela i pozwoli w jednym miejscu rozliczać zlecenia, pracowników, gotówkę, przelewy i koszty ogólne firmy". Na forum branży stolarki aluminiowej w grudniu 2025 roku padło pytanie: "Chciałbym wiedzieć jak wasze firmy liczą roboczogodziny w stolarce aluminiowej." Bez godzin przypisanych do zlecenia nie ma marży na zleceniu.

Czym różni się marża od narzutu?

Marża i narzut to ten sam zysk w złotówkach, ale liczony od innej podstawy. Marżę liczysz od ceny sprzedaży, narzut od kosztu.

• Marża = (cena - koszt) / cena x 100%
• Narzut = (cena - koszt) / koszt x 100%

Przykład: zlecenie kosztowało Cię 8 000 zł, a klient zapłacił 10 000 zł netto. Zysk to 2 000 zł. Marża wynosi 2 000 / 10 000 = 20%, a narzut 2 000 / 8 000 = 25%.

Najczęstsza pomyłka: właściciel chce mieć 20% marży, więc dolicza 20% do kosztu. Przy koszcie 8 000 zł daje to cenę 9 600 zł i zysk 1 600 zł, czyli marżę około 16,7%, a nie 20%. Żeby osiągnąć zamierzoną marżę, cenę liczy się tak: cena = koszt / (1 - marża). Dla 20% marży: 8 000 / 0,8 = 10 000 zł.

Programy sprzedażowe używają obu wariantów pod różnymi nazwami. Według pomocy Comarch ERP Optima program liczy marżę metodą "od stu", czyli od ceny zakupu (to w praktyce narzut), albo "w stu", czyli od ceny sprzedaży. Metodę wybiera się w konfiguracji firmy.

Jakie koszty przypisać do zlecenia?

Do zlecenia przypisujesz koszty bezpośrednie, czyli takie, które powstały tylko dlatego, że to zlecenie realizujesz. W firmie usługowej, montażowej lub produkcyjnej to zwykle pięć grup:

1. Robocizna: godziny każdej osoby na zleceniu razy koszt jej roboczogodziny. To zwykle największa i najsłabiej mierzona pozycja.
2. Materiał: to, co faktycznie wydano na zlecenie, a nie to, co było w wycenie. Różnica między zaplanowanym a zużytym materiałem to osobny temat, opisany w tekście o zużyciu materiału na zlecenie.
3. Dojazdy: paliwo, kilometry, opłaty za autostradę i parkingi, a przy dalszych wyjazdach noclegi i diety.
4. Podwykonawcy i usługi obce: faktury za część prac zleconą na zewnątrz, transport, wynajem sprzętu.
5. Poprawki i reklamacje: powrót na obiekt po odbiorze to koszt tego samego zlecenia, a nie "ogólny".

Najwięcej zysku ginie w punktach 1 i 5.

Jak liczyć godziny pracy na zlecenie?

Godziny pracy na zlecenie liczysz z karty pracy, w której każdy wpis ma numer zlecenia, a nie tylko datę i liczbę godzin. Lista obecności mówi, ile ktoś pracował, ale nie mówi, przy czym.

Koszt roboczogodziny to miesięczny koszt pracodawcy podzielony przez godziny przepracowane na zleceniach. Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4 806 zł brutto (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r.), a koszt pracodawcy z narzutami to około 5,8 tys. zł miesięcznie. Podzielony przez 168 godzin daje około 34,5 zł za godzinę. Część godzin zabierają jednak urlopy, dojazdy do magazynu i czekanie na materiał. Przy 140 godzinach produktywnych koszt roboczogodziny rośnie do około 41,4 zł.

Praktyczne zasady zapisu czasu:

• Wpis tego samego dnia, najlepiej z telefonu na obiekcie.
• Osobny wpis na dojazd, jeśli dojazd jest istotny.
• Poprawki pod tym samym numerem zlecenia, z oznaczeniem, że to poprawka.

Jeśli ekipa pracuje w terenie, ta sama karta pracy służy też do rozliczenia ludzi. Opisujemy to w tekście jak rozliczyć serwisanta bez Excela.

Jak doliczyć koszty pośrednie?

Koszty pośrednie doliczasz do zlecenia jako stawkę za roboczogodzinę albo jako procent kosztów bezpośrednich. Koszty pośrednie to wszystko, czego nie przypiszesz do jednego zlecenia: biuro, księgowość, leasing aut, ubezpieczenia, telefony, oprogramowanie, czas właściciela na wyceny i rozmowy z klientami.

Najprostsza metoda dla firmy usługowej: suma kosztów pośrednich w miesiącu podzielona przez wszystkie godziny przepracowane na zleceniach. Przykład: 12 000 zł kosztów pośrednich i 600 godzin na zleceniach to 20 zł na każdą roboczogodzinę. Zlecenie, które zajęło 28 godzin, dostaje 560 zł kosztów pośrednich.

Rozróżnij dwie liczby. Marża na kosztach bezpośrednich mówi, czy zlecenie pokrywa swoje koszty i dokłada się do utrzymania firmy. Zysk po kosztach pośrednich mówi, czy firma na nim zarabia.

Przykład: ile zostaje ze zlecenia za 9 000 zł?

Przykładowe zlecenie montażowe za 9 000 zł netto pokazuje, jak szybko marża topnieje, gdy policzysz wszystkie koszty.

Wystarczy jeden powrót dwóch osób na cały dzień na poprawkę, czyli 16 godzin po 45 zł plus dojazd i udział kosztów pośrednich, żeby z 1 480 zł zostało kilkaset złotych. Faktura w programie się przy tym nie zmienia.

Dlaczego program księgowy lub Subiekt tego nie pokaże sam?

Program księgowy lub sprzedażowy nie pokaże marży na zleceniu, bo nie ma w nim godzin pracy ani numeru zlecenia przy kosztach. Subiekt czy Optima liczą marżę na dokumencie sprzedaży z ceny zakupu towaru. Według pomocy Comarch ERP Optima koszt do marży wynika z wydania towaru z magazynu albo z symulacji z ostatniej ceny zakupu lub ceny średniej. Robocizna, dojazdy i czas na poprawki w tym rachunku nie występują.

Program księgowy grupuje koszty według rodzaju, a nie zlecenia: paliwo jest paliwem, a nie dojazdem na konkretną budowę. Część programów ma moduły zleceń: według pomocy Comarch moduł Serwis w Optimie pozwala rejestrować historię napraw wraz z czasem trwania i wykorzystane części oraz wystawić fakturę bezpośrednio ze zlecenia. To dobry punkt wyjścia, o ile czas wpisują wszyscy.

Sposób 1: Excel, który naprawdę liczy marżę

Excel wystarczy do liczenia marży na zleceniach, gdy zleceń jest kilka do kilkunastu w miesiącu i jedna osoba regularnie wpisuje dane. Arkusz musi mieć strukturę bazy, a nie osobną zakładkę na zlecenie.

1. Arkusz Zlecenia: numer, klient, data, cena netto, status.
2. Arkusz Czas: data, osoba, numer zlecenia, godziny, czy to poprawka. Jeden wiersz na wpis.
3. Arkusz Koszty: data, numer zlecenia, rodzaj (materiał, dojazd, podwykonawca), kwota, numer faktury.
4. Arkusz Stawki: koszt roboczogodziny każdej osoby i stawka kosztów pośrednich.
5. Podsumowanie: funkcje SUMA.WARUNKÓW zbierają czas i koszty dla każdego numeru zlecenia i liczą marżę bezpośrednią oraz zysk po kosztach pośrednich.

Słabe punkty to karty pracy przepisywane z papieru, koszty bez numeru zlecenia i marża widoczna dopiero po zamknięciu zlecenia. Gdy zestawienia dla szefa robi się z kilku plików, zajrzyj do tekstu o raportach dla szefa bez sklejania Excela.

Sposób 2: gotowe narzędzie do czasu pracy lub zleceń

Gotowe narzędzie rozwiązuje najtrudniejszą część, czyli zbieranie godzin na zlecenia od ludzi. Są trzy kategorie:

• Ewidencja czasu pracy w projektach. Przykład: Clockify. Według cennika producenta (stan na 10 października 2026 r.) plan darmowy obejmuje do 5 użytkowników, a funkcja kosztu pracy i zysku (Labor cost & profit), czyli porównanie stawek pracowników z kwotami fakturowanymi klientowi, jest w planie PRO za 7,99 USD na użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej lub 9,99 USD przy miesięcznej.
• Programy do obsługi zleceń serwisowych i terenowych. Zlecenia, przydział techników, czas i części na zleceniu, protokół u klienta. Ceny zależą od liczby użytkowników i modułów, więc sprawdzaj je w aktualnym cenniku producenta.
• Moduły zleceń w programie sprzedażowym, jak wspomniany moduł Serwis w Optimie. Zaletą jest to, że faktura i części są w tym samym programie.

Kłopot zaczyna się, gdy czas jest w jednym narzędziu, materiał w programie magazynowym, a faktury w trzecim miejscu, i marżę nadal trzeba sklejać ręcznie.

Sposób 3: aplikacja na miarę łącząca czas, materiał i fakturę

Aplikacja na miarę zbiera w jednym miejscu wszystko, co składa się na marżę zlecenia, i liczy ją na bieżąco, a nie po miesiącu. Pracownik wpisuje czas na zlecenie z telefonu, magazyn wydaje materiał pod numer zlecenia, koszty zewnętrzne dostają numer przy wprowadzaniu, a faktura sprzedaży przychodzi z programu, którego już używasz.

Co zwykle zawiera taki system:

• Karta pracy w telefonie z wyborem zlecenia, dojazdem i oznaczeniem poprawek.
• Wydania materiału na zlecenie połączone z magazynem w Subiekcie, Optimie lub enova.
• Koszty zewnętrzne przypisywane do zlecenia, także z faktur zakupowych z KSeF.
• Marża na żywo: plan z wyceny kontra rzeczywistość, z alertem, gdy zlecenie przekracza budżet godzin lub materiału.
• Raport po typach zleceń i klientach, z którego widać, które prace wyceniasz za tanio.

Połączenie z jednym programem, na przykład pobieranie faktur i wydań z Subiektu, wyceniamy od 7 900 zł netto. System zleceń z kartą pracy, materiałem i raportem marży wyceniamy od 14 900 zł netto. Opłaca się, gdy zleceń jest kilkadziesiąt w miesiącu, pracuje przy nich kilka ekip, a różnica kilku punktów procentowych marży na każdym zleceniu jest większa niż koszt systemu w ciągu roku lub dwóch.

Który sposób wybrać? Porównanie

Wybór zależy od liczby zleceń, liczby osób, które wpisują czas, i tego, w ilu miejscach dziś leżą koszty.

Ogólne porównanie tych trzech dróg, także poza tematem marży, opisujemy w tekście Excel, gotowy program czy system na miarę.

Ile kosztuje niewiedza o marży?

Niewiedza o marży kosztuje dwa razy: czas na ręczne zbieranie danych i zlecenia wyceniane za tanio. Pierwszą część policzysz wzorem: minuty na rozliczenie jednego zlecenia x liczba zleceń dziennie x 21 dni roboczych.

Przykład: 15 minut na zebranie kart pracy, wydań i faktur dla jednego zlecenia, 6 zleceń dziennie, 21 dni. To 1 890 minut, czyli 31,5 godziny w miesiącu. Przy koszcie pracodawcy około 5,8 tys. zł miesięcznie przy płacy minimalnej daje to ponad 1 000 zł miesięcznie samego przepisywania.

Druga część jest większa. Jeśli co piąte zlecenie ma marżę niższą o 10 punktów procentowych niż zakładasz, przy zleceniach po 9 000 zł każde takie zlecenie to 900 zł mniej zysku. Swoje liczby możesz wpisać w tester automatyzacji.

Co przygotować przed rozmową o systemie liczenia marży?

Przed rozmową o systemie liczenia marży przygotuj dane z jednego zwykłego tygodnia:

1. Lista zleceń z ceną netto i typem pracy.
2. Skąd dziś bierzesz godziny: karty papierowe, Excel, aplikacja, pamięć brygadzisty.
3. Jak wydajesz materiał: z magazynu w programie, z hurtowni prosto na budowę, z auta.
4. Gdzie są faktury kosztowe i podwykonawcy i czy mają numer zlecenia.
5. Program sprzedażowy i wersja: Subiekt GT, Subiekt nexo, Optima, enova365.

Zakres naszych prac opisujemy na stronach aplikacje internetowe i automatyzacje.

Najczęstsze pytania

Czym różni się marża od narzutu?

Marża i narzut to ten sam zysk w złotówkach, ale liczony od innej podstawy. Marżę liczysz od ceny sprzedaży: zysk podzielony przez cenę. Narzut liczysz od kosztu: zysk podzielony przez koszt. Przy koszcie 8 000 zł i cenie 10 000 zł zysk to 2 000 zł, czyli marża 20 procent i narzut 25 procent. Doliczenie 20 procent narzutu daje tylko około 16,7 procent marży.

Jakie koszty przypisać do jednego zlecenia?

Do jednego zlecenia przypisz wszystkie koszty, które powstały tylko dlatego, że je realizujesz: godziny pracy ludzi razy koszt roboczogodziny, materiał wydany na zlecenie, dojazdy, sprzęt wynajęty na tę robotę i faktury podwykonawców. Osobno dolicz udział kosztów pośrednich, czyli biura, auta, ubezpieczeń i czasu szefa, rozłożony na przykład według przepracowanych godzin. Bez tej części zlecenie wygląda na bardziej opłacalne, niż jest.

Jak policzyć koszt roboczogodziny pracownika?

Koszt roboczogodziny pracownika liczysz, dzieląc miesięczny koszt pracodawcy przez godziny, które pracownik realnie przepracował na zleceniach. Przy płacy minimalnej w 2026 roku koszt pracodawcy to około 5,8 tys. zł miesięcznie. Podzielony przez 168 godzin daje około 34,5 zł, ale przez 140 godzin produktywnych już około 41,4 zł. Urlopy, dojazdy i przestoje podnoszą realny koszt godziny na zleceniu.

Czy Subiekt lub Optima pokażą marżę na zleceniu?

Programy sprzedażowe, takie jak Subiekt czy Optima, pokazują marżę na dokumencie sprzedaży, czyli różnicę między ceną sprzedaży a ceną zakupu towaru. Nie wiedzą jednak, ile godzin ludzie spędzili na zleceniu, ile kosztował dojazd ani który podwykonawca pracował przy tej robocie. Marżę na całym zleceniu zobaczysz dopiero wtedy, gdy czas pracy, materiał i koszty zewnętrzne zostaną przypisane do numeru zlecenia.

Kiedy Excel wystarczy do liczenia marży na zleceniach?

Excel wystarczy do liczenia marży na zleceniach, gdy zleceń jest kilka do kilkunastu w miesiącu, pracuje przy nich mała ekipa, a jedna osoba co tydzień wpisuje godziny, materiał i koszty zewnętrzne. Przestaje wystarczać, gdy dane przychodzą z kilku miejsc naraz, karty pracy spływają z opóźnieniem, a marżę poznajesz dopiero po miesiącu, kiedy na zmianę wyceny jest za późno.

Policz marżę na jednym tygodniu

Zanim zapytasz o wycenę, policz marżę na zleceniach z jednego tygodnia: cena, godziny każdej osoby, materiał, dojazdy i podwykonawcy. Wyślij te liczby z nazwą programu, którego używasz, przez formularz kontaktowy. Powiemy, który z trzech sposobów ma u Ciebie sens. Jeśli wystarczy prostsze rozwiązanie, na przykład dobrze zbudowany arkusz, powiemy to wprost. Jeśli problemem są też same wyceny, zobacz tekst o wycenach bez błędów.

Zakres, ceny i sposób współpracy przy takich wdrożeniach opisujemy na stronie systemu do zarządzania produkcją.