Jak przestać przepisywać zamówienia z maila do Subiekta? 3 sposoby i ile kosztują

Zamówienia przepisywane ręcznie z maila do Subiekta można ograniczyć na trzy sposoby: uporządkować to, co przychodzi (jeden formularz albo szablon zamówienia), połączyć źródło zamówień z programem przez integrację, albo dać stałym klientom panel B2B, w którym zamawiają sami. Wybór zależy od tego, skąd przychodzi najwięcej zamówień i ile czasu dziennie zabiera ich przepisywanie. Poniżej każdy sposób z kosztem, ograniczeniami i momentem, w którym przestaje wystarczać.

Ten sam problem dotyczy Optimy i enova365, więc piszemy o wszystkich trzech programach. Różnią się sposobem, w jaki można do nich zapisać dokument z zewnątrz, i to ma wpływ na cenę rozwiązania.

Ile kosztuje ręczne przepisywanie zamówień do Subiekta?

Ręczne przepisywanie zamówień kosztuje firmę tyle, ile czasu pracownika zajmuje, plus koszt pomyłek, które wychodzą dopiero przy wysyłce. Prosty wzór: liczba zamówień dziennie x minuty na jedno zamówienie x 21 dni roboczych = godziny w miesiącu.

Przykład: 40 zamówień dziennie po 4 minuty to 160 minut dziennie, czyli około 56 godzin w miesiącu. To mniej więcej jedna trzecia etatu. Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4 806 zł brutto (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r.), a z narzutami pracodawcy to około 5,8 tys. zł miesięcznie. Jedna trzecia takiego etatu to ponad 23 tys. zł rocznie, a przy wyższej stawce i większej liczbie zamówień kwota szybko rośnie.

Że to realny koszt, a nie teoria, widać w ogłoszeniach o pracę. Tylko we wrześniu 2026 roku na pracuj.pl pojawiły się co najmniej cztery oferty dla hurtowni i dystrybutorów, w których zakres obowiązków to dosłownie "Przyjmowanie zamówień telefonicznych i mailowych" oraz "Wprowadzanie zamówień do systemu oraz sprawdzanie poprawności danych". Jedna z nich wprost wymaga znajomości Comarch ERP XL lub Optima. Firmy płacą etat za pracę, którą w dużej części może wykonać program.

Do tego dochodzą koszty, których nie widać w grafiku: pomyłka w ilości, zły indeks towaru, zamówienie, które utknęło w skrzynce osoby na urlopie. Jeśli chcesz to policzyć na swoich liczbach, użyj naszego testera automatyzacji.

Skąd biorą się błędy przy zamówieniach z maila i telefonu?

Błędy przy zamówieniach z maila i telefonu biorą się z tego, że klient pisze własnymi słowami, a program wymaga indeksu, jednostki i ceny. Klient zamawia "10 opakowań tego co zwykle", a pracownik musi zgadnąć, czy chodzi o sztuki, kartony, czy palety, i który z trzech podobnych towarów był ostatnio.

Najczęstsze źródła pomyłek:

• Nazwy towarów klienta różne od nazw w programie. Odbiorca używa swoich kodów albo nazw handlowych.
• Jednostki. Opakowanie, karton, sztuka, kilogram.
• Ceny indywidualne. Pracownik musi pamiętać, kto ma jaki rabat, albo szukać w Excelu.
• Zamówienia częściowe i zmiany. Klient dopisuje coś w kolejnym mailu, a pierwsze zamówienie jest już w programie.
• Dwa programy bez połączenia. Jeden z pracowników hurtowni opisał to tak: "komunikacja pomiędzy oboma programami odbywa sie przez czynnik białkowy czyli mnie" (Wykop, 2022). To zdanie dobrze oddaje problem: człowiek pełni rolę integracji.

Im więcej klientów i towarów, tym więcej z tych decyzji zależy od pamięci jednej osoby. Gdy jej nie ma, zamówienia stoją.

Sposób 1: co da się poprawić bez programisty?

Bez programisty da się poprawić przede wszystkim to, co przychodzi do firmy, bo to skraca przepisywanie i zmniejsza liczbę pytań do klienta. Ten krok warto zrobić zawsze, nawet jeśli później powstanie integracja.

1. Jeden szablon zamówienia dla stałych klientów. Arkusz z indeksami z Twojego programu, jednostkami i kolumną na ilość. Klient wypełnia tylko ilości, a pracownik kopiuje pozycje bez zgadywania.
2. Formularz zamówienia na stronie. Lista towarów z indeksami, wybór jednostki, pola obowiązkowe. Zamówienie przychodzi w tej samej formie za każdym razem.
3. Jedna skrzynka na zamówienia. Adres typu zamowienia@ zamiast prywatnych skrzynek handlowców, żeby nic nie ginęło w czasie urlopu.
4. Kartoteka zamienników nazw. W Subiekcie i Optimie można prowadzić dodatkowe kody lub opisy towarów. Wpisz tam nazwy, których używają najwięksi klienci.

Ten sposób wystarcza, gdy zamówień jest kilka do kilkunastu dziennie i przychodzą od kilku stałych odbiorców. Przestaje wystarczać, gdy szablon wypełnia tylko część klientów, a reszta nadal pisze po swojemu.

Sposób 2: integracja, czyli zamówienie trafia do programu samo

Integracja oznacza, że zamówienie z formularza, sklepu, marketplace albo z maila jest zapisywane w programie sprzedaży automatycznie, a pracownik tylko je sprawdza. Każdy z trzech popularnych programów przyjmuje dane z zewnątrz inaczej, i to jest pierwsze pytanie przed wyceną.

Jak podłączyć zamówienia do Subiekta GT?

Subiekt GT przyjmuje dokumenty z zewnętrznych aplikacji przez Sferę, czyli dodatek programistyczny InsERT oparty na technologii COM i OLE Automation. Licencja Sfera dla Subiekta GT kosztuje 1 045 zł netto (sklep InsERT, stan na 9 października 2026 r.) i dla Subiekta jest licencją na jedno stanowisko. InsERT opisuje ją jako narzędzie, z którym "Informatyk firmy lub serwisant bez problemu stworzą takie rozwiązania". Sfera wymaga aktywnej bieżącej wersji programu z linii GT.

W praktyce oznacza to, że moduł zamówień działa na komputerze z Subiektem lub na serwerze w firmie, a nie w chmurze. Dla linii nexo dostęp programistyczny również zależy od wariantu programu, więc przed projektem warto sprawdzić licencję z partnerem InsERT.

Jak podłączyć zamówienia do Optimy?

Comarch ERP Optima importuje dokumenty handlowe z plików XML, w tym rezerwacje odbiorcy, które w Optimie pełnią rolę zamówienia od klienta. Przy imporcie program może założyć brakujące karty towarów i kontrahentów, rozpoznając kontrahenta po NIP. Dokumentacja Comarch zaznacza jednak, że specyfikacja struktury pliku XML jest dostępna dla Autoryzowanych Partnerów, a częsty błąd "Import nie jest możliwy" wynika z niezgodnej struktury pliku.

Gotowe integratory łączące sprzedaż internetową z Optimą kosztują zwykle kilka tysięcy złotych jednorazowo. Na liście integracji Base.com są na przykład oferty za 3 500 zł netto i 3 900 zł z płatnym przedłużeniem gwarancji. Działają dobrze dla sklepów i marketplace, ale nie dla zamówień, które klienci przysyłają mailem w dowolnej formie.

Jak podłączyć zamówienia do enova365?

enova365 udostępnia WebAPI, czyli interfejs REST, przez który zewnętrzna aplikacja może zapisywać dokumenty. Dostęp do niego, opis interfejsu i konto techniczne zapewnia zwykle opiekun wdrożenia enova w firmie. Starsze instalacje korzystały z dodatku Integrator opartego na SOAP, więc wersję warto sprawdzić przed wyceną.

A co z zamówieniami w treści maila?

Zamówienie w treści maila lub w PDF wymaga dodatkowego kroku: odczytania tekstu, rozpoznania klienta i towarów oraz zamiany jednostek. Dziś robi się to modelem językowym lub OCR, ale żaden z nich nie powinien zapisywać zamówienia bez kontroli. Dobre rozwiązanie pokazuje pracownikowi gotowe zamówienie z zaznaczonymi pozycjami, których nie rozpoznało, i zapisuje je w programie dopiero po zatwierdzeniu. Pracownik nie przepisuje, tylko sprawdza.

Integrację dedykowaną z Subiektem, Optimą albo enova wyceniamy od 8 000 zł netto. Więcej o tym, jak działają takie połączenia, piszemy w tekście o integracji systemów przez API.

Sposób 3: panel B2B, w którym klient zamawia sam

Panel B2B to strona z logowaniem dla stałych klientów, na której widzą swoje ceny, stany magazynowe i historię zamówień, a nowe zamówienie trafia prosto do Subiekta, Optimy lub enova. Ten sposób usuwa przepisywanie u źródła, bo zamówienie od początku ma indeksy i jednostki z programu.

Co zwykle zawiera taki panel:

• Ceny indywidualne i rabaty pobierane z programu sprzedaży, bez osobnego Excela.
• Stany magazynowe aktualizowane z programu, żeby klient nie zamawiał towaru, którego nie ma.
• Szybkie ponowienie zamówienia z historii, bo stali klienci zamawiają podobne rzeczy.
• Import listy z Excela dla klientów, którzy mają własne zestawienia.
• Statusy zamówień i faktury do pobrania, co zmniejsza liczbę telefonów "na kiedy będzie".

Panel B2B ma sens, gdy większość obrotu robią stali klienci. Jeśli zamówienia są jednorazowe, a klienci nowi, lepiej sprawdzi się formularz z integracją. Panel zamówień zbudowany pod Twój program i Twoje zasady cenowe wyceniamy od 19 999 zł netto. Jeśli potrzebujesz pełnego sklepu hurtowego z katalogiem, zobacz sklep B2B dla hurtowni.

Który sposób wybrać? Porównanie

Wybór sposobu zależy od liczby zamówień, udziału stałych klientów i tego, czy zamówienia mają powtarzalną formę. Tabela pokazuje typowe warunki.

Często najlepszy jest układ mieszany: panel dla stałych odbiorców, formularz dla nowych i moduł odczytujący maile dla tych, którzy i tak napiszą po swojemu.

Co z KSeF, skoro faktury i tak trafiają do systemu?

KSeF dotyczy faktur, a nie zamówień, więc sam z siebie nie usuwa przepisywania zamówień. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość przedsiębiorców, a do końca 2026 r. trwa okres bez kar za błędy i bez obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach. Jeśli zamówienie zostało przepisane z błędem, błędna będzie też faktura wysłana do KSeF, a jej korekta wymaga kolejnego dokumentu.

Dlatego porządek w zamówieniach to pierwszy krok do porządku w fakturach. Firmy, które łączą zamówienia z programem, zwykle w drugim kroku automatyzują też faktury zakupowe z KSeF. O kosztach automatyzacji fakturowania piszemy w osobnym cenniku.

Jak przygotować się do rozmowy o automatyzacji zamówień?

Do rozmowy o automatyzacji zamówień wystarczą cztery informacje, które zbierzesz w tydzień:

1. Źródła zamówień. Ile przyszło mailem w treści, ile w PDF lub Excelu, ile telefonicznie, ile przez sklep lub marketplace.
2. Program i wersja. Subiekt GT, Subiekt nexo, Optima, enova365, inny. Czy macie Sferę albo dostęp do API.
3. Zasady cenowe. Cenniki indywidualne, rabaty ilościowe, promocje, minimalne zamówienie.
4. Kto dziś przepisuje i ile mu to zajmuje. Najlepiej z jednego zwykłego tygodnia.

Z tymi danymi da się od razu powiedzieć, czy wystarczy formularz, czy potrzebna jest integracja, czy panel B2B, i ile to będzie kosztować. Ogólne zasady wyceny automatyzacji opisujemy w artykule ile kosztuje automatyzacja procesów, a zakres naszych prac na stronie automatyzacje.

Najczęstsze pytania

Czy Subiekt GT może sam odczytać zamówienie z maila?

Subiekt GT nie odczytuje zamówień z treści maila ani z załączników PDF. Program przyjmie dokument dopiero wtedy, gdy ktoś go wprowadzi albo gdy zewnętrzna aplikacja utworzy go przez Sferę, czyli płatny dodatek programistyczny InsERT. Odczytanie maila, rozpoznanie klienta i towarów oraz kontrolę pomyłek musi więc wykonać osobny moduł, który dopiero na końcu zapisuje gotowe zamówienie w Subiekcie.

Ile kosztuje automatyczne przenoszenie zamówień do Subiekta lub Optimy?

Koszt automatycznego przenoszenia zamówień zależy od źródła. Gotowe integratory sklepów i marketplace z Optimą kosztują zwykle kilka tysięcy złotych jednorazowo, na przykład 3 500 lub 3 900 zł netto. Integracja dedykowana z Subiektem, Optimą lub enova w KC Mobile zaczyna się od 8 000 zł netto, a panel zamówień B2B z kontem klienta i cennikami od 19 999 zł netto.

Czy klient B2B może sam składać zamówienia z własnym cennikiem?

Klient hurtowy może sam składać zamówienia z własnym cennikiem, jeśli dostanie panel B2B połączony z programem sprzedaży. Panel pobiera z Subiekta, Optimy lub enova ceny indywidualne, rabaty i stany, a złożone zamówienie zapisuje jako dokument w programie. Telefon i mail nadal działają, ale stałym odbiorcom przestają być potrzebne, bo widzą ceny i dostępność bez dzwonienia do handlowca.

Czy do automatyzacji zamówień trzeba zmienić program magazynowy?

Automatyzacja zamówień zwykle nie wymaga zmiany programu magazynowego. Subiekt GT ma Sferę, Optima importuje dokumenty z plików XML, a enova365 udostępnia WebAPI, więc nowy moduł zapisuje zamówienia w programie, który firma już zna. Zmiana programu ma sens dopiero wtedy, gdy obecny nie obsługuje procesu, na przykład produkcji lub wielu magazynów, a nie tylko z powodu zamówień.

Od czego zacząć, jeśli zamówienia przychodzą w różnych formatach?

Przy zamówieniach w różnych formatach zacznij od policzenia źródeł z jednego tygodnia: ile przyszło mailem w treści, ile w PDF lub Excelu, ile telefonicznie, a ile od stałych klientów. Najczęstsze źródło automatyzuj pierwsze. Stałych odbiorców najłatwiej przenieść do formularza lub panelu B2B, a dopiero potem odczytywać nieregularne maile od nowych klientów.

Policz, zanim zapytasz o wycenę

Zanim zapytasz o wycenę, sprawdź na jednym tygodniu, ile zamówień przyszło każdym kanałem i ile minut zajęło ich wpisanie. Wyślij nam te liczby razem z nazwą programu, którego używasz, przez formularz kontaktowy. Odpowiemy, który z trzech sposobów ma u Ciebie sens i w jakich widełkach cenowych się zmieści. Jeśli okaże się, że wystarczy szablon zamówienia, też to powiemy.