KSeF i Subiekt GT
Subiekt GT wysyła faktury do KSeF i pobiera zakupowe. Nie przyjmie jednak sam towaru na magazyn, nie wyśle kosztu do akceptacji kierownikowi i nie sparuje przelewu po numerze KSeF. To pracownicy robią dalej ręcznie.
Pokazujemy, co daje sam program, kiedy wystarczy dodatek, a kiedy opłaca się nakładka przez Sferę. Tę ostatnią budujemy dla firm handlowych, hurtowni i sklepów pracujących na Subiekcie GT.
od 4 900 zł nettopierwszy moduł przez Sferę, np. faktura z KSeF na PZ
Co zostaje ręcznie ↓
Ile faktur zakupu dziennie, kto je przyjmuje i co przepisujecie. Odpiszemy z widełkami ceny albo z informacją, że wystarczy ustawienie Subiekta.
Subiekt GT obsługuje KSeF bez dodatków: wysyła e-faktury sprzedaży, pobiera faktury zakupu i pozwala na ich podstawie wystawić fakturę zakupu ze skutkiem magazynowym i finansowym. Tak opisuje to InsERT na stronie KSeF dla użytkowników Subiekta GT.
Jak włączyć KSeF w Subiekcie GT: zaktualizuj program (InsERT podaje jako bieżącą wersję 1.89 SP1 HF1 z 22 września 2026 r.), wygeneruj certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wczytaj go w programie lub przez Konto InsERT i ustaw wysyłkę oraz odbiór. Kroki pokazują wideoporady InsERT. Do samego włączenia KSeF nie potrzebujesz wykonawcy.
Terminy, według serwisu KSeF Ministerstwa Finansów: od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 r. faktury poza KSeF są dopuszczalne, gdy sprzedaż nimi udokumentowana nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.
Po wdrożeniu KSeF w Subiekcie GT ręcznie zostaje wszystko, co dzieje się z fakturą po jej pobraniu: przyjęcie towaru, akceptacja kosztów, kontrola cen dostawcy i rozliczenie przelewów. KSeF dostarcza dokument szybciej, ale nie zmienia obiegu w firmie.
Pozycje od dostawcy trzeba powiązać z kartoteką, zanim faktura przyjmie towar. Nowy dostawca, inna jednostka albo brak EAN oznaczają ręczne wskazywanie. Mechanikę opisaliśmy w poradniku jak przenieść fakturę zakupową z KSeF na magazyn.
Faktura za transport czy naprawę trafia do jednej skrzynki, a zatwierdzić ją ma kierownik. Na forum InsERT w maju 2026 r. użytkownik opisał, że "administrator ręcznie przekazuje je do odpowiednich osób w celu akceptacji oraz opisania". Więcej w tekście o obiegu i akceptacji faktur kosztowych.
Od 2027 r. kontrahenci będą wpisywać numer KSeF w tytule przelewu, często ze spacją albo ucięty. Wyciąg trzeba wtedy rozliczać ręcznie. Przyczyny i rozwiązania: parowanie przelewów z fakturami po numerze KSeF.
Faktura z KSeF ma ceny w ustrukturyzowanej formie, ale nikt ich nie porównuje z poprzednią dostawą. Firma handlowa pisała na forum InsERT w czerwcu 2026 r.: "Zależy nam na wychwytywaniu podwyżek i obniżek cen dostawców oraz potencjalnych błędów na fakturach zakupowych".
To typowe sytuacje z rynku, opisane przez użytkowników programów InsERT, a nie realizacje KC Mobile.
Na Subiekcie GT budujemy nakładkę, czyli osobną usługę albo panel, który przez Sferę i bazę Subiekta wykonuje za pracownika powtarzalne kroki po KSeF. Subiekt zostaje Twoim programem do sprzedaży i magazynu, nakładka dokłada brakujące reguły.
Sfera dla Subiekta GT to mechanizm InsERT oparty na technologiach COM i OLE Automation, który pozwala pisać rozszerzenia korzystające z wewnętrznych algorytmów programu. Wymaga licencji Subiekt GT Sfera. Zakres operacji na e-fakturach dostępnych w Twojej wersji sprawdzamy przed wyceną, nie zakładamy go z góry.
Przy KSeF w Subiekcie GT nakładka na miarę opłaca się dopiero wtedy, gdy ręczna praca po pobraniu faktur zajmuje komuś codziennie godziny, a gotowy dodatek nie pasuje do procesu. Przy kilku fakturach tygodniowo wystarczy sam Subiekt i porządek w kartotekach.
| Droga | Co daje | Koszt | Kiedy wystarczy |
|---|---|---|---|
| Sam Subiekt GT | Wysyłka faktur sprzedaży, pobieranie e-faktur zakupu, faktura zakupu z e-faktury, UPO. | Abonament i InsPunkty (1 za wysłanie, 1 za pobranie) | Kilkanaście faktur zakupu tygodniowo od stałych dostawców, jedna osoba w biurze. |
| Dodatek partnera InsERT albo przejście na nexo PRO | Gotowe funkcje, np. masowy import faktur zakupu, ustawienia KSeF per klient i rejestracja rozbieżności w przyjęciach (nexo PRO). | Licencja lub abonament dodatku, przy nexo także migracja danych i nauka nowego programu | Gdy Twój problem ktoś już rozwiązał w gotowym produkcie, a proces jest typowy. |
| Nakładka na miarę przez Sferę | Twoje reguły: dopasowanie pozycji, kolejka akceptacji, parowanie przelewów, alerty cen, połączenie ze sklepem. | od 4 900 zł netto za jeden proces, od 7 900 zł netto za kilka, plus licencja Subiekt GT Sfera | Dziesiątki faktur dziennie, kilku akceptujących, sklep lub inny system obok Subiekta. |
Kiedy nie warto robić nic na miarę: gdy problemem jest nieuporządkowana kartoteka (brak EAN, zdublowane towary). Wtedy nakładka tylko przyspieszy bałagan. Najpierw porządkujesz dane, potem oceniasz, ile pracy zostało. Szerzej o wyborze drogi piszemy w tekście co zrobić, gdy Subiekt albo Optima nie ma potrzebnej funkcji.
Subiekt GT i Subiekt nexo obsługują KSeF w podobnym podstawowym zakresie. Różnice pojawiają się w szczegółach, które InsERT dał tylko w nexo PRO. W oficjalnym porównaniu programów z linii Subiekt tylko nexo PRO ma indywidualne ustawienia wysyłki i odbioru e-faktur dla klientów, własną treść sekcji Dodatkowy opis w e-fakturach oraz rejestrację rozbieżności w przyjęciach magazynowych.
Subiekt GT kosztuje według strony InsERT 1 045 zł netto, a wersja z mechanizmem Sfera 2 090 zł netto. Przejście na nexo to nowa licencja, migracja danych i nauka programu przez cały zespół. Jeśli GT poza jednym procesem dobrze Ci służy, nakładka bywa tańsza od zmiany programu. Jeśli brakuje Ci wielu funkcji naraz, rozsądniej jest porozmawiać z partnerem InsERT o nexo. Powiemy to wprost.
Nakładka na Subiekt GT przez Sferę kosztuje w KC Mobile od 4 900 zł netto za pierwszy moduł, czyli jeden proces w jednym kierunku, na przykład fakturę z KSeF na PZ. Integracja kilku przepływów z obsługą błędów i panelem zaczyna się od 7 900 zł netto. Samo wystawianie faktur KSeF ze sklepu internetowego, bez pracy na Subiekcie, wyceniamy od 2 999 zł netto.
Rozmowa i widełki
0 zł
30 minut rozmowy o procesie. Odpowiedź z widełkami ceny w 1 dzień roboczy.
Analiza procesu
990 zł netto
Warsztat ok. 2 godzin, opis procesu, zakres prac i stała wycena. Kwotę odliczamy od ceny projektu przy zamówieniu.
Pierwszy moduł lub jedna integracja najczęstszy start przy tej usłudze
od 4 900 zł netto
Jeden proces i jeden kierunek wymiany danych, na przykład zamówienia z maila do Subiekta albo faktura z KSeF na PZ.
Integracja
od 7 900 zł netto
Kilka przepływów danych między programami, obsługa błędów i panel do podglądu operacji.
Aplikacja lub system na miarę - pierwsza wersja
od 14 900 zł netto
1-2 moduły, role użytkowników, odbiór na uzgodnionych scenariuszach.
Rozwój
pakiet godzin
Kolejne moduły i zmiany po uruchomieniu pierwszej wersji.
Analizę procesu za 990 zł odliczamy od ceny projektu. Wszystkie ceny netto; licencje programów, hosting i utrzymanie wyceniamy osobno.
Od czego zależy cena:
Czego nie ma w cenie: licencji Subiekt GT Sfera, Abonamentu i InsPunktów (płacisz je InsERT lub partnerowi), porządkowania kartotek przez Twój zespół, serwera lub hostingu, jeśli usługa ma działać poza komputerem z Subiektem, oraz opieki po uruchomieniu, którą ustalamy osobno. Terminu nie podajemy z góry, ustalamy go po obejrzeniu procesu i kartoteki.
Współpraca przy KSeF w Subiekcie GT zaczyna się od opisu jednego procesu, a kończy odbiorem na Twoich fakturach testowych. Nie potrzebujesz specyfikacji technicznej.
Ile faktur, od ilu dostawców, kto je przyjmuje i zatwierdza. Wystarczy kilka zdań w formularzu.
Sprawdzamy wersję, licencję Sfera, kartotekę i to, co da się ustawić bez programowania.
Spisujemy reguły i scenariusze odbioru. Wycena oddziela pierwszą wersję od dalszych pomysłów.
Testujemy na kopii bazy, potem na prawdziwych fakturach. Ustalamy kopie, dostęp i dalszą opiekę.
Przed rozmową o nakładce na Subiekt GT przygotuj numer wersji programu, informację o licencji Sfera i przybliżoną liczbę faktur zakupu miesięcznie. Resztę ustalimy w rozmowie.
Nie wysyłaj haseł, certyfikatów KSeF ani dostępu do bazy w formularzu. Dostępy ustalamy dopiero przy pracy.
Subiekt GT obsługuje KSeF w standardzie: według InsERT wysyła e-faktury sprzedaży ręcznie lub automatycznie po zapisaniu, pobiera faktury zakupu i pozwala wystawić z nich fakturę zakupu ze skutkiem magazynowym. Potrzebny jest certyfikat KSeF, aktualna wersja programu i InsPunkty w Portfelu InsERT. Dodatek lub nakładka przydają się dopiero wtedy, gdy po pobraniu faktury zostaje dużo ręcznej pracy.
Włączenie KSeF w Subiekcie GT zaczyna się od aktualizacji programu do bieżącej wersji (w październiku 2026 r. jest to 1.89 SP1 HF1). Następnie generujesz certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wczytujesz go w programie lub przez Konto InsERT i ustawiasz wysyłkę oraz odbiór e-faktur. InsERT udostępnia do każdego kroku wideoporady, także do testów na danych przykładowych.
Faktura zakupowa z KSeF staje się w Subiekcie GT dokumentem z przyjęciem na magazyn dopiero po powiązaniu pozycji z towarami z kartoteki. Program rozpoznaje część pozycji i jednostek, resztę ktoś wskazuje ręcznie. Przy kilku stałych dostawcach to drobiazg, przy dziesiątkach faktur dziennie godziny pracy. Szczegóły opisaliśmy w osobnym poradniku o przenoszeniu faktur z KSeF na magazyn.
Nakładka na Subiekt GT przez Sferę w KC Mobile kosztuje od 4 900 zł netto za jeden proces, na przykład fakturę z KSeF na PZ, a integracja kilku przepływów od 7 900 zł netto. Cena rośnie z liczbą reguł (dopasowanie pozycji, akceptacja, parowanie przelewów) i systemów do połączenia. Osobno płacisz InsERT za licencję Subiekt GT Sfera (2 090 zł netto w cenniku producenta) oraz za Abonament i InsPunkty. Samo wystawianie faktur KSeF ze sklepu internetowego wyceniamy od 2 999 zł.
Przejście z Subiekta GT na nexo przy KSeF ma sens, gdy brakuje Ci funkcji, które InsERT dał tylko w nexo PRO, na przykład indywidualnych ustawień wysyłki i odbioru e-faktur dla klientów czy rejestracji rozbieżności w przyjęciach. Jeśli GT poza KSeF dobrze Ci służy, a problem dotyczy jednego procesu, tańsza bywa nakładka. Porównujemy oba warianty przed wyceną.
Numer KSeF przy płatności przelewem między czynnymi podatnikami VAT będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2027 r. Według serwisu KSeF Ministerstwa Finansów obowiązek jest odroczony do końca 2026 r. i obejmuje też płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Od 2027 r. numerów KSeF na wyciągach będzie więcej, więc automatyczne parowanie przelewów z fakturami warto przygotować wcześniej.
Napisz, co dzieje się u Ciebie z fakturą po pobraniu z KSeF i ile czasu to zajmuje. Jeśli wystarczy ustawienie Subiekta albo gotowy dodatek, powiemy to. Większe połączenia kilku narzędzi opisujemy też na stronie automatyzacji procesów.
Founder & Technical Lead, KC Mobile
Projektuję i rozwijam strony WordPress, sklepy WooCommerce oraz aplikacje internetowe. Łączę projektowanie z programowaniem, integracjami i technicznym SEO. Projekty KC Mobile prowadzę osobiście.
Potrzebujesz pomocy z tym tematem? Napisz – odpowiem osobiście w 24h.