Subiekt lub Optima nie ma funkcji, której potrzebujesz? 5 dróg zamiast Excela obok programu

Gdy Subiekt, Optima albo enova365 nie ma funkcji, której potrzebujesz, masz pięć dróg: sprawdzić ustawienia i nowszą wersję programu, poszukać dodatku partnera, dopisać brakujący kawałek przez interfejs programistyczny (w Subiekcie GT to Sfera), zbudować osobny moduł połączony z programem albo zmienić program. Najdroższa i najbardziej ryzykowna jest zmiana programu. Najczęściej wystarcza dodatek albo moduł obok, który obsługuje tylko to, czego program nie robi.

Najgorsza droga to ta, którą wybiera większość firm: Excel obok programu i osoba, która pamięta, jak to połączyć. Klient Optimy z kilkunastoletnim stażem pisał w 2026 roku na Reddicie: "mamy coraz więcej rowiązań naokoło Optimy zamiast w Optimie". Tak zaczyna się problem, który po kilku latach trudno odkręcić.

Jakich funkcji najczęściej brakuje w Subiekcie i Optimie?

Najczęściej brakuje funkcji, które wynikają z nietypowego sposobu pracy firmy, a nie z przepisów. Przepisy producenci programów wdrażają dla wszystkich, bo muszą. Twoje zasady handlowe są tylko Twoje.

Przykłady z forów użytkowników z lat 2025-2026:

• Ceny indywidualne w określonych dniach. Użytkownik Subiekta nexo opisywał na forum InsERT: "dla Klienta xyz muszę sprzedawać towar A w cenie indywidualnej dla niego ale w okresie od 10-15.01 i dodatkowo muszę mu sprzedawać towar B też w specjalnej cenie ale tylko w dniach 11-12.01, jest jeszcze więcej takich asortymentów".
• Produkcja i zużycie materiału. Na Reddicie właściciel małej firmy produkcyjnej pisał w marcu 2026 r.: "Myślałem nad Subiekt Nexo, ale ma on problem z BOM i zliczaniem materiału."
• Integracje z nowymi narzędziami. Na forum InsERT firma szukała wykonawcy pełnej integracji Subiekta nexo PRO i Gestora nexo PRO z n8n i modułem AI dla działu sprzedaży.
• Raporty dla szefa sklejane z kilku eksportów, bo standardowe zestawienia nie pokazują tego, czego potrzebuje zarząd.
• Akceptacje i obieg dokumentów, na przykład faktur kosztowych, które trzeba przekazać właściwym osobom.

Jeśli Twoja brakująca funkcja wygląda podobnie, raczej nie pojawi się w kolejnej aktualizacji. Trzeba ją rozwiązać inaczej.

Droga 1: sprawdź ustawienia, wersję i pomoc programu

Pierwszy krok to sprawdzenie, czy funkcja nie jest już w programie, tylko ukryta w ustawieniach albo dostępna w nowszej wersji lub wyższym wariancie licencji. Zdarza się to częściej, niż się wydaje, bo programy mają setki parametrów.

Co sprawdzić:

1. Pomoc producenta. InsERT prowadzi e-Pomoc techniczną, a Comarch Bazę Wiedzy Optimy z instrukcjami dla każdej wersji. Wpisz w wyszukiwarkę opis tego, co chcesz zrobić, a nie nazwę funkcji.
2. Forum użytkowników. Forum InsERT i Społeczność Comarch mają tysiące wątków. Twoje pytanie ktoś już mógł zadać.
3. Wariant licencji. Część funkcji jest dostępna tylko w wyższych wariantach programu.
4. Partner wdrożeniowy. Jeśli program wdrażał partner, zapytaj go wprost. To zwykle najszybsza droga.

Ta droga kosztuje tylko czas. Jeśli po godzinie poszukiwań odpowiedź brzmi "nie da się", przejdź dalej.

Droga 2: dodatek od partnera producenta

Dodatek partnera to gotowe rozszerzenie programu, które ktoś napisał dla podobnych firm. Producenci prowadzą katalogi takich rozwiązań. Comarch na stronie "Aplikacje zintegrowane" wymienia 15 aplikacji współpracujących z Optimą, między innymi dla zarządców nieruchomości, hoteli, windykacji, logistyki, poligrafii i CRM, i pisze, że "Comarch ERP Optima stwarza wiele możliwości współpracy z aplikacjami zewnętrznymi". InsERT prowadzi katalog "Rozwiązania partnerskie" dla programów z linii GT i nexo, w tym dodatki do produkcji i importu dokumentów.

Zalety: szybko, tanio (zwykle od kilkuset do kilku tysięcy złotych), z aktualizacjami po stronie autora.

Ograniczenia: dodatek robi to, co przewidział jego autor. Gdy pasuje w 80 procentach, pozostałe 20 procent i tak zostaje w Excelu. Warto też sprawdzić, czy autor dodatku nadal go rozwija i czy nadąża za nowymi wersjami programu.

Droga 3: własny kawałek przez Sferę lub API

Trzecia droga to dopisanie brakującej funkcji przez interfejs programistyczny programu. W Subiekcie GT służy do tego Sfera, dodatek InsERT oparty na technologii COM i OLE Automation. Licencja kosztuje 1 045 zł netto (sklep InsERT, 9 października 2026 r.) i dla Subiekta obejmuje jedno stanowisko. InsERT opisuje trzy poziomy: skrypty w VBScript lub JScript, rozwiązania w Excelu z VBA oraz samodzielne programy, i podkreśla, że "Informatyk firmy lub serwisant bez problemu stworzą takie rozwiązania".

W Optimie podobną rolę pełnią import i eksport plików XML oraz interfejsy dostępne przez partnerów Comarch, a w enova365 WebAPI.

Ta droga dobrze sprawdza się dla pojedynczych funkcji: własnego zestawienia, importu dokumentów z pliku, automatycznego założenia dokumentu po jakimś zdarzeniu. Słabo sprawdza się, gdy brakuje całego procesu, bo wtedy skrypty rozrastają się w system, którego nikt nie dokumentuje.

Droga 4: osobny moduł połączony z programem

Czwarta droga to aplikacja, która obsługuje proces, którego program nie ma, i wymienia z nim dane. Księgowość, magazyn i faktury zostają w Subiekcie, Optimie lub enova, a na przykład planowanie produkcji, rozliczenia serwisantów albo ceny czasowe dla klientów prowadzi osobny moduł.

Kiedy ta droga ma sens:

• brakuje nie jednej funkcji, tylko całego procesu z kilkoma krokami i kilkoma osobami;
• obejście w Excelu wymaga codziennej pracy i wiedzy jednej osoby;
• program dobrze robi swoje podstawowe zadania i nie chcesz go zmieniać.

Moduł zapisuje w programie tylko to, co program musi mieć, na przykład dokument sprzedaży albo przyjęcie na magazyn, a resztę danych trzyma u siebie. Jak działa takie połączenie technicznie, opisujemy w tekście jak połączyć dwa programy bez przepisywania danych. Pojedyncze integracje i dodatki wyceniamy od 8 000 zł netto, a aplikację obsługującą cały proces od 19 999 zł netto. Przykłady takich aplikacji pokazujemy na stronie aplikacje internetowe.

Droga 5: zmiana programu, czyli ostrożnie

Zmiana programu wydaje się najprostszą odpowiedzią na brakującą funkcję, ale jest najdroższa i najbardziej ryzykowna. Migracja oznacza przeniesienie kartotek, cenników i historii, nowe szkolenia, zmianę wydruków i przyzwyczajeń zespołu, a często też miesiące równoległej pracy w dwóch programach.

Nowy program nie gwarantuje poprawy. W maju 2026 r. użytkownik na forum InsERT opisywał przejście na nowszą linię programów tak: "zamiast ułatwić pracę NEXO póki co ją utrudniło i spowolniło". Wątek dotyczył powrotu do starszego programu.

Zmiana programu ma sens, gdy obecny nie jest już rozwijany, nie obsługuje kluczowych przepisów albo brakuje mu wielu funkcji naraz, a dodatki i moduły nie rozwiązałyby problemu. Przed decyzją warto przetestować nowy program na swoich danych i swoim najtrudniejszym procesie, a nie na demonstracji.

Porównanie pięciu dróg

Wybór drogi zależy od tego, czy brakuje jednej funkcji, czy całego procesu, i ile kosztuje dziś obejście.

Ile kosztuje Excel obok programu?

Excel obok programu kosztuje tyle, ile czasu zajmuje jego prowadzenie, plus koszt błędów i zależności od jednej osoby. Prosty wzór: minuty dziennie na obejście x 21 dni roboczych = godziny w miesiącu. Jeśli osoba spędza na tym godzinę dziennie, to 21 godzin miesięcznie, czyli około jednej ósmej etatu. Przy minimalnym wynagrodzeniu w 2026 roku, które wynosi 4 806 zł brutto (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r.), a z narzutami pracodawcy około 5,8 tys. zł, to około 8,7 tys. zł rocznie za jedną godzinę dziennie. Przy kilku osobach i kilku arkuszach kwota szybko przekracza koszt modułu.

Trudniej policzyć ryzyko: arkusz, który zna jedna osoba, przestaje działać, gdy ta osoba odchodzi albo jest na urlopie. Swoje liczby możesz sprawdzić w testerze automatyzacji.

Najczęstsze pytania

Czy można dopisać własną funkcję do Subiekta GT?

Własną funkcję do Subiekta GT można dopisać przez Sferę, płatny dodatek programistyczny InsERT, który kosztuje 1 045 zł netto za stanowisko. Sfera pozwala sterować programem ze skryptów, z Excela przez VBA albo z osobnej aplikacji. Nie zmienia się okien samego Subiekta, ale można tworzyć dokumenty, pobierać dane i uruchamiać własne zestawienia, które korzystają z bazy programu.

Czy warto czekać, aż producent doda brakującą funkcję?

Czekanie na producenta ma sens, gdy brakująca funkcja dotyczy wielu firm, na przykład zmian w przepisach, i producent ją zapowiedział. Gdy funkcja dotyczy Twojego sposobu pracy, na przykład cen indywidualnych w określonych dniach albo zużycia materiału na zlecenie, może nigdy nie trafić do programu. Wtedy lepiej sprawdzić dodatki partnerów albo moduł na miarę, zamiast budować obejście w Excelu.

Czy zmiana Subiekta na inny program rozwiąże problem brakującej funkcji?

Zmiana programu rozwiązuje problem tylko wtedy, gdy nowy program na pewno ma brakującą funkcję i nie traci tych, z których korzystasz. Migracja zabiera tygodnie, wymaga przeniesienia danych i szkolenia zespołu. Na forum InsERT użytkownicy opisują przejście na nowszą linię programu, które zamiast ułatwić pracę, spowolniło ją. Przed zmianą warto sprawdzić, czy wystarczy dodatek lub moduł.

Ile kosztuje moduł na miarę obok Subiekta lub Optimy?

Koszt modułu obok Subiekta lub Optimy zależy od zakresu. Prosta integracja albo dodatek realizujący jedną funkcję, na przykład import lub zestawienie, w KC Mobile zaczyna się od 8 000 zł netto. Aplikacja obsługująca cały proces, którego program nie ma, na przykład produkcję na zamówienie albo rozliczenia z serwisantami, zaczyna się od 19 999 zł netto. Licencje programu, na przykład Sfera, liczone są osobno.

Jak opisać brakującą funkcję, żeby dostać dokładną wycenę?

Brakującą funkcję najlepiej opisać na jednym prawdziwym przykładzie z ostatniego tygodnia: co chcieliście zrobić w programie, co zrobiliście zamiast tego, ile to zajęło i kto to robił. Dodaj nazwę i wersję programu oraz informację, czy macie Sferę lub dostęp do API. Taki opis wystarcza, żeby ocenić, czy problem rozwiąże ustawienie, dodatek, czy moduł na miarę.

Opisz brakującą funkcję na jednym przykładzie

Napisz nam, czego brakuje w Twoim programie, na jednym konkretnym przykładzie, z nazwą i wersją programu, przez formularz kontaktowy. Odpowiemy, która z pięciu dróg ma sens i w jakich widełkach się zmieści. Jeśli okaże się, że funkcja jest w programie albo wystarczy dodatek partnera, powiemy to wprost. Podobne problemy z zamówieniami i fakturami opisujemy w tekstach jak przestać przepisywać zamówienia do Subiekta i faktura zakupowa z KSeF na magazyn.