Ile kosztuje regulamin sklepu internetowego? Opcje i cennik

Według cenników dostawców generator zaczyna się od 50 zł, a pełna obsługa kancelaryjna sięga 5 000 zł, czyli różnica jest stukrotna. Nie oznacza to jednak stukrotnie lepszego dokumentu, tylko inny zakres odpowiedzialności i dopasowania.

Za generator płacisz szablon i automatyczne podstawienie danych. Za prawnika płacisz przeczytanie Twojego sklepu i napisanie zapisów pod to, co faktycznie sprzedajesz. Za kancelarię dodatkowo ubezpieczenie zawodowe i wsparcie, gdy pojawi się spór.

Generator to formularz: podajesz dane firmy, zaznaczasz metody płatności i dostawy, dostajesz gotowy dokument w kilka minut. Przy prostym sklepie sprzedającym towary w Polsce to rozwiązanie sensowne i tanie.

Co generator robi dobrze: aktualne podstawy prawne, obowiązkowe pouczenia, wzór formularza odstąpienia, spójność z typowym modelem sprzedaży wysyłkowej. Lepsze narzędzia dorzucają aktualizacje przy zmianie przepisów, zwykle w abonamencie.

Czego nie zrobi: nie zapyta, czy sprzedajesz w dropshippingu, czy masz subskrypcje, produkty cyfrowe, sprzedaż za granicę albo usługi wykonywane po zamówieniu. Każda z tych rzeczy wymaga zapisów, których w szablonie nie ma, bo szablon opisuje przypadek najczęstszy.

Najczęstszy błąd przy generatorze to zaznaczenie opcji, których sklep nie realizuje, albo pominięcie tych, które realizuje. Dokument wygląda wtedy poprawnie, a opisuje inny sklep niż Twój, co przy sporze działa na Twoją niekorzyść.

Zakres wynika przede wszystkim z ustawy o prawach konsumenta oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

• Dane sprzedawcy – pełna nazwa, NIP, adres, dane kontaktowe wraz z adresem e-mail
• Zasady składania zamówień – jak przebiega proces zakupu i kiedy dochodzi do zawarcia umowy
• Metody i terminy płatności – wszystkie faktycznie dostępne w sklepie
• Koszty, sposoby i terminy dostawy – dla każdego przewoźnika, którego oferujesz
• Prawo odstąpienia od umowy – czternaście dni bez podania przyczyny, razem z pouczeniem i wzorem formularza
• Procedura reklamacyjna – jak zgłosić, w jakim terminie sklep odpowiada, co przysługuje kupującemu
• Wyjątki od prawa odstąpienia – jeśli sprzedajesz towary, których to dotyczy
• Informacja o pozasądowym rozwiązywaniu sporów – wraz z odesłaniem do platformy unijnej

Osobno trzeba pamiętać o kategorii przedsiębiorcy na prawach konsumenta, czyli jednoosobowej działalności kupującej rzeczy niezwiązane bezpośrednio z jej branżą. Takim kupującym przysługuje część uprawnień konsumenckich, a wiele starszych regulaminów tego nie uwzględnia.

Dropshipping wygląda z zewnątrz jak zwykły sklep, a prawnie jest czymś innym, bo towar wysyła podmiot trzeci, często spoza Unii. To zmienia trzy rzeczy naraz.

Po pierwsze, odpowiedzialność za zgodność towaru z umową zostaje po stronie sprzedawcy, czyli Twojej, niezależnie od tego, kto fizycznie pakuje paczkę. Regulamin musi jasno opisywać, kto jest sprzedawcą, bo próba zrzucenia tej roli na dostawcę bywa uznawana za klauzulę niedozwoloną.

Po drugie, terminy dostawy przy wysyłce spoza Unii są dłuższe i muszą być podane uczciwie. Zapis o dostawie w czterdzieści dni jest zgodny z prawem, zapis o dwudziestu czterech godzinach przy przesyłce z Azji nie jest.

Po trzecie, dochodzą cła i podatek przy przesyłkach spoza Unii. Informacja o tym, kto je ponosi, musi znaleźć się w regulaminie i przed złożeniem zamówienia.

Podobnie osobnego potraktowania wymagają subskrypcje, gdzie trzeba opisać zasady odnawiania i wypowiedzenia, oraz produkty cyfrowe, przy których prawo odstąpienia działa inaczej niż przy towarach. W tych modelach generator zwykle nie wystarcza.

Sam regulamin nie zamyka tematu. Sklep potrzebuje kilku dokumentów, które opisują różne obszary i wynikają z różnych przepisów.

Według cenników dostawców komplet dokumentów w generatorze kosztuje 150–500 zł, a przygotowany przez prawnika 1 500–4 000 zł. To zwykle taniej niż zamawianie każdego osobno i ma dodatkową zaletę: dokumenty są ze sobą spójne.

Niespójność jest zresztą typowym problemem sklepów, które dokładały dokumenty przez lata. Regulamin mówi o jednym operatorze płatności, polityka prywatności wymienia inny, a baner cookie zbiera zgody na narzędzia, których dawno nie ma na stronie.

Rozstrzyga nie wielkość sklepu, tylko liczba nietypowych elementów w modelu sprzedaży.

Wzór albo generator wystarczy, gdy sprzedajesz gotowe towary, wysyłasz je w Polsce, przyjmujesz standardowe płatności i nie prowadzisz subskrypcji ani sprzedaży zagranicznej.

Prawnik jest uzasadniony, gdy pojawia się choć jedno z poniższych: dropshipping, sprzedaż do innych krajów, produkty cyfrowe albo licencje, subskrypcje, usługi wykonywane na zamówienie, sprzedaż B2B obok B2C, marketplace z wieloma sprzedawcami, produkty objęte szczególnymi regulacjami.

Sensowna droga pośrednia to generator na start i przegląd u prawnika po pierwszym roku, kiedy wiadomo już, jak sklep faktycznie działa. Przegląd istniejącego dokumentu kosztuje zwykle mniej niż napisanie go od zera.

To obszar, w którym rozjazd między regulaminem a praktyką sklepu kosztuje najwięcej, bo ujawnia się dokładnie wtedy, gdy klient jest już niezadowolony.

Termin na odstąpienie. Czternaście dni liczy się od objęcia towaru w posiadanie, a nie od zamówienia czy zapłaty. Przy przesyłce dzielonej termin biegnie od ostatniej części.

Koszty zwrotu. Możesz przerzucić na kupującego koszt odesłania towaru, ale musisz go o tym uprzedzić przed zakupem. Bez tej informacji koszt zostaje po Twojej stronie.

Zwrot pieniędzy. Oddajesz również koszt najtańszej oferowanej dostawy do klienta, co bywa pomijane w regulaminach i w praktyce obsługi.

Wyjątki od prawa odstąpienia. Dotyczą między innymi towarów wykonanych na zamówienie i produktów, których po otwarciu nie da się zwrócić ze względów higienicznych. Wyjątek trzeba opisać konkretnie, a nie ogólnym zdaniem o wyłączeniu zwrotów.

Reklamacja a gwarancja. To dwie różne rzeczy: reklamacja wynika z przepisów i przysługuje wobec sprzedawcy, gwarancja jest dobrowolna i udziela jej ten, kto ją wystawił. Regulamin powinien je rozdzielać, bo mieszanie tych pojęć bywa uznawane za wprowadzanie klienta w błąd.

1. Skopiowanie regulaminu konkurencji. Poza kwestią praw autorskich dostajesz dokument opisujący cudzy model sprzedaży, cudzych przewoźników i cudze terminy.
2. Brak albo wadliwe pouczenie o odstąpieniu. Konsument ma czternaście dni na zwrot, ale przy braku pouczenia termin wydłuża się o dwanaście miesięcy.
3. Klauzule niedozwolone. Zapisy ograniczające odpowiedzialność sprzedawcy albo utrudniające reklamację trafiają do rejestru UOKiK i bywają kwestionowane hurtowo.
4. Nieaktualne przepisy. Regulaminy pisane przed wdrożeniem dyrektywy Omnibus i przepisów o towarach oraz treściach cyfrowych są dziś niekompletne.
5. Rozjazd z rzeczywistością sklepu. Regulamin wymienia przewoźnika, którego już nie oferujesz, albo pomija metodę płatności dodaną pół roku temu.
6. Brak informacji o obniżkach cen. Przy promocjach trzeba podawać najniższą cenę z trzydziestu dni przed obniżką, co dotyczy zarówno sklepu, jak i zapisów.

Punkt piąty jest najczęstszy i najłatwiejszy do naprawienia. Wystarczy przy każdej zmianie w sklepie sprawdzić, czy dokument nadal opisuje to, co faktycznie się dzieje.

Regulamin nie jest dokumentem jednorazowym i to jest największa różnica między nim a kosztem, który firmy planują.

• Zmiana przepisów – największe zmiany ostatnich lat to dyrektywa Omnibus oraz przepisy o umowach o dostarczanie treści cyfrowych
• Nowa metoda płatności lub przewoźnik – każda pozycja wymieniona w dokumencie musi odpowiadać stanowi sklepu
• Rozszerzenie modelu – dropshipping, sprzedaż zagraniczna, subskrypcje, marketplace
• Zmiana formy prawnej – przejście z działalności na spółkę zmienia dane sprzedawcy
• Zmiana zasad zwrotów lub reklamacji – także wtedy, gdy zmiana jest na korzyść klienta

Aktualizacja u prawnika kosztuje zwykle ułamek ceny nowego dokumentu, a w generatorach bywa objęta abonamentem. Warto wpisać przegląd do kalendarza raz na rok, razem z przeglądem cenników przewoźników i operatorów płatności.

Pamiętaj też o poinformowaniu klientów o zmianie regulaminu i o tym, że do zamówień złożonych wcześniej stosuje się wersję obowiązującą w chwili zakupu. Dlatego poprzednie wersje warto archiwizować z datami.

Sprzedaż przez marketplace nie zwalnia z posiadania własnych zasad, ale zmienia ich rolę. Platforma narzuca własny regulamin, któremu podlegasz jako sprzedawca, a jednocześnie to Ty jesteś stroną umowy z kupującym.

W praktyce oznacza to trzy rzeczy. Twoje warunki nie mogą być mniej korzystne dla konsumenta niż to, co gwarantuje platforma i przepisy. Informacje o zwrotach i reklamacjach muszą być spójne w obu miejscach, bo rozbieżność zwykle rozstrzyga się na korzyść kupującego. Dane sprzedawcy muszą się zgadzać z tymi w koncie firmowym.

Jeśli prowadzisz jednocześnie własny sklep i sprzedaż na platformie, najprościej utrzymywać jeden komplet zasad i pilnować, żeby opis oferty na marketplace do niego nie dokładał sprzecznych obietnic, na przykład krótszych terminów zwrotu.

Koszty samej sprzedaży na platformie rozkładamy osobno w kosztach sprzedaży na Allegro.

Sam dokument to połowa sprawy. Druga połowa to sposób, w jaki jest udostępniany i akceptowany, bo od niego zależy, czy w razie sporu da się cokolwiek wykazać.

• Regulamin dostępny pod stałym adresem, linkowany ze stopki na każdej podstronie
• Możliwość pobrania i zapisania dokumentu, nie tylko przeczytania na stronie
• Osobne, niezaznaczone domyślnie pole akceptacji w koszyku, oddzielone od zgód marketingowych
• Zapis w zamówieniu, którą wersję regulaminu klient zaakceptował i kiedy
• Archiwum poprzednich wersji z datami obowiązywania

Ostatni punkt bywa pomijany, a jest najważniejszy przy reklamacji sprzed roku. Do zamówienia stosuje się wersję obowiązującą w chwili zakupu, więc bez archiwum nie udowodnisz, na co klient się wtedy zgodził.

W WooCommerce i większości systemów sklepowych obsługa pola akceptacji jest wbudowana, a wersjonowanie zwykle wymaga wtyczki albo prostego rozszerzenia. To kilkadziesiąt minut pracy przy wdrożeniu i element, o który warto zapytać wykonawcę sklepu.

Sklep startujący, kilkadziesiąt produktów, wysyłka w Polsce. Generator z pakietem dokumentów za 150–500 zł. Po pierwszym roku przegląd u prawnika. Łączny koszt pierwszego roku poniżej tysiąca złotych.

Sklep z ruchem, integracje płatności i kurierów, część sprzedaży B2B. Prawnik freelancer za 800–1 500 zł za regulamin i 1 500–4 000 zł za komplet dokumentów. Aktualizacja raz w roku.

Dropshipping albo sprzedaż zagraniczna. Według cenników kancelarii wyspecjalizowanych w e-commerce to 1 500–5 000 zł, bo dokumenty muszą objąć odpowiedzialność za towar, cła, terminy i różne porządki prawne.

Przy planowaniu budżetu na sklep warto potraktować dokumenty jako osobną pozycję obok wdrożenia i płatności, a nie jako dodatek. Widełki kosztów samego sklepu rozkładamy w kosztach sklepu WooCommerce, a koszty przyjmowania płatności w cenniku płatności online.

Jeśli budujesz sklep od zera i chcesz mieć komplet dokumentów od pierwszego dnia, robimy to w ramach wdrożeń sklepów internetowych razem z konfiguracją płatności i dostaw. Napisz przez formularz kontaktowy, a podpowiemy, który wariant wystarczy przy Twoim modelu sprzedaży.