Portal B2B dla producenta i dystrybutora: katalog, strefy partnera i pliki

Portal B2B obsługuje warunki handlowe i dostęp do danych przypisane firmom, grupom lub rolom użytkowników. Sklep B2C zwykle prezentuje ofertę i cenę detaliczną podobnie wszystkim odwiedzającym, natomiast portal może pokazywać partnerowi jego ceny, katalog i historię zamówień.

W modelu, w którym producent sprzedaje przez dystrybutorów, producent może ustalać ofertę bazową, a dystrybutor prowadzić sprzedaż na przypisanym rynku. Inne firmy dzielą te obowiązki inaczej, dlatego przed wdrożeniem trzeba opisać konkretny model współpracy.

Portal może mieć trzy role: producenta, dystrybutora i partnera handlowego. Ich zakres zależy od umów i procesu firmy, a nie od samej nazwy roli.

Portal B2B opiera obsługę na regułach przypisanych do konta i współpracy. Przewodnik o cenie sklepu i platformy B2B opisuje różne zakresy takiego rozwiązania.

Jeśli producent lub hurtownia chce przenieść zamówienia partnerów do kanału samoobsługowego, sklep B2B dla hurtowni może być podstawą do zaplanowania katalogu i procesów.

Katalog B2B powinien używać wspólnych identyfikatorów produktów, a dostęp i warunki zakupu powinny wynikać z reguł przypisanych partnerowi. Stabilny kod produktu pozwala połączyć opis, wariant, cenę, stan i zamówienie z odpowiednimi rekordami w innych systemach.

Kategorie warto budować według sposobu, w jaki partnerzy szukają i zamawiają asortyment, na przykład według linii produktowej, zastosowania lub materiału. Warianty i atrybuty powinny pomagać filtrować i wybierać produkt, a nie tworzyć kilka pozycji dla tego samego towaru.

Przygotuj testowy zestaw danych obejmujący warianty, produkt niedostępny, zamiennik i pozycję z minimalną ilością. Porównaj wyniki z ERP, żeby wychwycić rozbieżności w identyfikatorach, jednostkach i stanach przed importem całego katalogu.

Jeśli zdjęcia, instrukcje lub materiały marketingowe znajdują się poza ERP, przypisz im identyfikator produktu i właściciela aktualizacji. Ustal również, czy produkt wycofany ma pozostać widoczny w historii zamówień, mimo że partner nie może go ponownie kupić.

Dobór platformy dla sprzedaży hurtowej omawiamy w poradniku o wyborze rozwiązania dla hurtowni internetowej.

Strefa partnera powinna udostępniać informacje potrzebne do złożenia zamówienia i sprawdzenia jego realizacji. W pierwszej wersji warto pokazać katalog przypisany do firmy, jej ceny, formularz zamówienia, historię zakupów i status realizacji.

Minimalny zakres startowy obejmuje:

• dane firmy i przypisanych do niej użytkowników;
• produkty, ceny i jednostki sprzedaży dostępne dla tej firmy;
• składanie zamówień oraz ich numery i statusy;
• dokumenty przypisane do zamówienia, jeśli system źródłowy pozwala bezpiecznie je udostępnić;
• kontakt do opiekuna i sposób zgłaszania błędów.

Później można dodać ponawianie zamówień, listy zakupowe, reklamacje, podgląd limitu kupieckiego lub materiały szkoleniowe. Kolejność zależy od tego, które czynności partnerzy wykonują najczęściej i czy dane są dostępne w systemach źródłowych.

Przykład przepływu: producent przypisuje dystrybutorowi katalog i bazowe warunki, a dystrybutor wybiera partnera, któremu udostępnia własny asortyment i ceny. Partner składa zamówienie, system przekazuje je do zatwierdzenia dystrybutorowi, a po akceptacji wysyła je do ERP do realizacji. Ten model wymaga potwierdzenia w umowach i może różnić się od faktycznego podziału odpowiedzialności w danej firmie.

Dostęp do cen, zamówień i dokumentów trzeba sprawdzić na kontach różnych firm. Użytkownik partnera A nie może uzyskać danych partnera B przez zmianę adresu strony ani użycie bezpośredniego adresu dokumentu.

Pliki w portalu B2B należy udostępniać według odbiorcy: każdemu odwiedzającemu, zalogowanym partnerom albo wskazanym firmom. Wybór poziomu dostępu powinien wynikać z poufności materiału i warunków współpracy.

Przy każdym pliku zapisuj właściciela, wersję i odbiorców. Ustal dozwolone formaty, limit rozmiaru, czas przechowywania oraz sposób wycofania nieaktualnej wersji.

Test dostępu powinien objąć użytkownika wylogowanego, partnera bez przypisanego pliku oraz użytkownika z inną rolą. Sprawdź również bezpośredni adres pliku, ponieważ ukrycie odnośnika w panelu nie blokuje pobrania publicznego zasobu.

Portal B2B pokazuje ceny i warunki na podstawie reguł przypisanych do kontrahenta, grupy lub umowy. Ceny kontraktowe, rabaty i limity powinny pochodzić z systemu, który formalnie prowadzi warunki handlowe, na przykład ERP lub systemu sprzedażowego.

Przed integracją przypisz źródło każdej regule: cenie bazowej, rabatowi, walucie, progowi ilościowemu, minimum zamówienia, kosztowi transportu i limitowi kupieckiemu. Portal może prezentować te warunki i kontrolować koszyk, jeśli sposób ich obliczania został wcześniej uzgodniony.

Sprawdź przypadki brzegowe: kontrahenta z więcej niż jednym cennikiem, rabat czasowy, produkt w promocji, zamówienie poniżej minimum oraz zmianę waluty. Ustal, czy portal blokuje zamówienie, pokazuje ostrzeżenie czy pozwala wysłać zapytanie do opiekuna.

Podział odpowiedzialności między sklepem i systemem handlowym opisujemy w tekście o WooCommerce B2B i integracji ERP. W teście porównaj cenę koszyka z ceną wyliczoną przez system źródłowy.

Portal B2B najczęściej wymienia z ERP dane produktów, cen, stanów, kontrahentów, zamówień i statusów realizacji. Integracja wymaga uzgodnienia identyfikatorów, częstotliwości aktualizacji, właściciela każdego pola i sposobu obsługi błędów.

Przed mapowaniem danych uzgodnij:

• system będący źródłem prawdy dla produktu, ceny, stanu, kontrahenta i dokumentu;
• identyfikator łączący produkt, wariant, firmę i zamówienie między systemami;
• moment wysłania zamówienia do ERP, w tym potrzebę akceptacji handlowca;
• częstotliwość aktualizacji cen i stanów oraz zachowanie portalu przy opóźnionej synchronizacji;
• sposób obsługi duplikatów firm, anulowań, korekt i ponowień po błędzie.

W typowym mapowaniu ERP dostarcza katalog, cenniki i stany, portal przekazuje zamówienie, a ERP odsyła jego przyjęcie i status realizacji. Jeżeli zamówienie wymaga akceptacji dystrybutora, system musi zapisać tę decyzję przed wysłaniem dokumentu do realizacji.

Najczęstsze źródła rozbieżności to podwójne rekordy kontrahentów, różne jednostki sprzedaży, niejednolite kody produktów i brak właściciela statusu. Przygotuj przykłady danych wejściowych oraz oczekiwanych wyników przed rozpoczęciem prac programistycznych.

Integrację można zacząć od importu katalogu, zamówienia testowego, potwierdzenia przyjęcia i aktualizacji statusu. Zakresy i koszty różnych modeli opisuje porównanie kosztów wdrożenia platformy B2B.

Portal B2B można uruchomić etapami, zaczynając od katalogu, kont partnerów i podstawowego zamówienia. Pilotaż pozwala sprawdzić dane oraz uprawnienia przed dodaniem automatyzacji dokumentów i bardziej złożonych warunków.

Przed pilotażem sprawdź uprawnienia do katalogów, cen i plików, duplikaty kontrahentów, import zamówień, aktualizację statusów oraz procedurę zgłaszania błędów. Testuj konta reprezentujące różne warunki handlowe.

Zalecamy przypisać właściciela do każdego źródła danych i każdego procesu, na przykład do poprawności cen w ERP oraz akceptacji zamówień w dziale sprzedaży. Dzięki temu wiadomo, kto rozstrzyga rozbieżność między informacją w portalu a decyzją handlową.

Jeśli firma potrzebuje wykonawcy, który zaplanuje katalog, warunki handlowe i przepływ zamówień, wdrożenie sklepu B2B dla hurtowni obejmuje prace nad portalem dla tego modelu sprzedaży.

Efekt portalu B2B należy mierzyć przez porównanie procesów przed uruchomieniem i po wdrożeniu. Punkt odniesienia powinien obejmować czynności, które portal ma usprawnić, na przykład składanie zamówień, sprawdzanie ich statusu i przesyłanie dokumentów.

Obserwuj udział zamówień złożonych przez portal, liczbę zapytań o status, czas od zamówienia do jego przyjęcia, błędy w danych i aktywność partnerów. Dla każdego wskaźnika określ okres, źródło danych i sposób liczenia.

Nie porównuj samej liczby zamówień, gdy zmieniła się liczba aktywnych partnerów lub sezon sprzedaży. Przy niskiej aktywności sprawdź osobno kompletność kont, jakość katalogu, zgodność cen i przygotowanie partnerów do pracy z portalem.

Z perspektywy KC Mobile portal powinien przejmować powtarzalne czynności, a opiekun handlowy powinien obsługiwać negocjacje i wyjątki. Taki podział pomaga ocenić, czy portal wspiera współpracę, a nie tylko przenosi ręczne zadania do nowego panelu.

• System B2B dla projektantów wnętrz: jak dobrać funkcje do pracy z klientami
• B2B vs B2C: różnice w sprzedaży, sklepie i obsłudze klienta
• Platforma B2B dla zakładów przemysłowych - jak wybrać system e-commerce?
• B2B (business to business): co oznacza i jak działa
• Internetowe katalogi firm: jak działają i kiedy warto z nich korzystać?