Integracja Shopify z Softlab ERP by Asseco: zakres, dane i wdrożenie

Integracja powinna obejmować dane i procesy potrzebne do obsługi sprzedaży bez ręcznego przepisywania między Shopify a Softlab ERP. Zakres analizy może dotyczyć produktów, wariantów, cen, stanów, zamówień, kontrahentów, dokumentów sprzedaży i statusów realizacji, ale dostępność każdego obszaru zależy od konfiguracji systemów.

Shopify udostępnia GraphQL Admin API do odczytu i zapisu produktów, zamówień, klientów i zapasów. Webhook to powiadomienie wysyłane przez Shopify do wskazanego endpointu po określonym zdarzeniu, takim jak utworzenie zamówienia. Softlab ERP musi mieć uzgodniony i dostępny mechanizm odbioru lub udostępniania danych; nazwę modułu, API, eksportu albo systemu pośredniego potwierdź z administratorem ERP lub Asseco. Dokumentację Shopify sprawdziliśmy w październiku 2026.

Ustal, które dane są niezbędne do sprzedaży, a które mają charakter pomocniczy. Przekazanie statusu wysyłki może być osobnym zakresem niż tworzenie dokumentu sprzedaży, a kilka sklepów może wymagać różnych cenników lub reguł magazynowych. Jeśli firma równolegle planuje budowę lub przebudowę sklepu, sklepy internetowe KC Mobile to oferta realizacji sklepu, którą można omówić wraz z wymaganiami ERP.

Tabela zestawia obszary, które warto ująć w analizie zakresu integracji. Każdy wiersz wymaga potwierdzenia dla konkretnej instalacji sklepu i ERP.

Tabela pomaga rozdzielić funkcje integracji od założeń, które wymagają potwierdzenia po stronie Softlab. Najpierw potwierdź dostęp do danych w obu systemach, a później wybierz harmonogram wymiany.

Źródłem prawdy powinien być system, w którym dana informacja powstaje i jest zatwierdzana przez zespół. Przypisanie właściciela do każdego obszaru ogranicza konflikty, w których Shopify i Softlab nadpisują sobie ceny, stany lub statusy zamówień.

Tabela przedstawia propozycję do rozmowy procesowej, a nie uniwersalny podział dla każdej firmy. Zmień właściciela pola, jeśli wymaga tego proces księgowy, handlowy albo magazynowy.

Po zatwierdzeniu właściciela pola zapisz sposób rozstrzygania konfliktu oraz osobę uprawnioną do korekty. Integracja może wtedy ponowić zmianę, zatrzymać rekord albo skierować go do ręcznej obsługi zgodnie z ustaloną regułą.

Wycena integracji wymaga znajomości wersji Softlab, modelu hostingu, liczby sklepów, magazynów, języków, walut, SKU i modyfikacji systemu. Bez tych danych wykonawca nie oceni dostępu do interfejsów, skali synchronizacji ani liczby wyjątków procesowych.

Przygotuj kartę techniczną z wersją ERP, sposobem dostępu do środowiska, dostępnymi API lub eksportami, ograniczeniami sieciowymi, środowiskiem testowym i listą modyfikacji. W karcie procesowej opisz cenniki, magazyny, zasady rezerwacji, dokumenty sprzedaży, płatności, anulowania, zwroty i zamówienia wymagające ręcznej akceptacji.

Lista kontrolna przed wyceną powinna zawierać:

• wersję Softlab ERP i informację o administratorze instalacji;
• model hostingu oraz dostępność środowiska testowego;
• liczbę sklepów Shopify, magazynów, języków, walut i SKU;
• rodzaje wariantów, pakietów, zestawów i produktów na zamówienie;
• dostępne API, pliki lub inne mechanizmy wymiany danych z ERP;
• modyfikacje ERP i osoby odpowiedzialne za reguły sprzedaży oraz księgowości;
• oczekiwany wolumen zdarzeń i akceptowalne opóźnienie synchronizacji.

Dołącz zanonimizowane przykłady produktu prostego, wariantowego, zamówienia opłaconego i nieopłaconego, zwrotu oraz korekty stanu. Próbki ułatwiają wykrycie różnic w SKU, adresach, stawkach podatku i jednostkach miary przed rozpoczęciem prac.

Zamówienie powinno przejść z Shopify do ERP po sprawdzeniu wymaganych danych, a po realizacji otrzymać zwrotny status i informacje potrzebne klientowi. Kolejność zależy od tego, czy firma rezerwuje towar przy złożeniu zamówienia, po opłaceniu czy po akceptacji pracownika.

Przykładowy przepływ zaczyna się od zdarzenia zamówienia w Shopify. Integracja sprawdza unikalny identyfikator, SKU, ilości, adres, walutę i status płatności, po czym przekazuje rekord do Softlab ERP. ERP tworzy właściwy rekord handlowy, rezerwuje towar według ustalonej reguły i generuje dokumenty. Po realizacji integracja może przekazać do Shopify status, numer przesyłki i inne informacje przeznaczone dla klienta.

Shopify opisuje webhooki jako mechanizm powiadamiania o zdarzeniach oraz zaleca okresowe uzgadnianie danych, ponieważ dostarczenie webhooka nie jest gwarantowane. Oznacza to potrzebę zapisu logu i procedury odtworzenia brakującego zdarzenia przez ponowny odczyt API. Stan dokumentacji sprawdziliśmy w październiku 2026.

Ustal oddzielne reguły dla zamówienia anulowanego przed wysyłką, oczekującej płatności, częściowej realizacji, zwrotu, korekty adresu i ponownego dostarczenia tego samego zdarzenia.

Synchronizację należy zaplanować osobno dla katalogu, cen i stanów, ponieważ te dane zmieniają się w innym tempie i mają różne skutki biznesowe. Dla każdego obszaru określ system nadrzędny, sposób wykrywania zmiany, częstotliwość, regułę aktualizacji i kontrolę wyniku.

Pełny import przydaje się do początkowego uzgodnienia danych, a aktualizacje przyrostowe ograniczają codzienny zakres wymiany. Shopify opisuje webhooki jako sposób reagowania na zdarzenia zamiast ciągłego odpytywania API; producent zaleca też okresowe zadania uzgadniające dane. GraphQL Admin API ma limity i wersjonowanie, dlatego projekt musi uwzględnić kontrolę błędów i ponowne próby. Dokumentację sprawdziliśmy w październiku 2026.

Tabela pokazuje przykładowy model synchronizacji. Dopasuj tryb do dostępnych interfejsów Softlab oraz wymaganego czasu aktualizacji.

Tabela określa kierunek i kontrolę dla każdego obszaru, ale nie narzuca jednej częstotliwości wszystkim wdrożeniom. Dla stanów ustal, czy sklep publikuje ilość fizyczną, ilość po rezerwacjach czy dostępność z buforem. Reguła blokady sprzedaży przy niskim stanie powinna uwzględniać inne kanały oraz czas zapisu rezerwacji w ERP.

Integrację należy odebrać na scenariuszach obejmujących prawidłowe dane, wyjątki i odzyskanie działania po awarii. Pojedyncze przesłanie zamówienia nie potwierdza poprawności stanów, dokumentów, zwrotów ani ponowień.

Przygotuj środowisko testowe z reprezentatywnymi produktami i kontami, a przed każdym scenariuszem zapisz stan początkowy. Określ dane wejściowe, oczekiwane zmiany w Shopify i ERP, maksymalny akceptowany czas przetwarzania oraz log lub raport potwierdzający rezultat.

Scenariusze odbioru powinny objąć:

• utworzenie produktu i zmianę wariantu, ceny oraz SKU;
• zmianę stanu w ERP i sprawdzenie dostępności w Shopify;
• zamówienie opłacone, nieopłacone oraz zamówienie z błędnym adresem;
• brak towaru, anulowanie, zwrot i częściową realizację;
• ponowienie identycznego zdarzenia bez utworzenia drugiego zamówienia;
• niedostępność systemu, wznowienie kolejki i uzgodnienie brakujących zmian.

Kryterium odbioru powinno potwierdzać, że rekord trafia do właściwego systemu, zachowuje identyfikator, nie tworzy duplikatu, aktualizuje oczekiwane pola i pozostawia ślad w logach. Osoba odpowiedzialna za proces księgowy lub handlowy powinna osobno zatwierdzić dokumenty sprzedaży.

Rozbieżności najczęściej wynikają z niejednoznacznych identyfikatorów, konfliktów źródeł danych, opóźnionych aktualizacji i braku procedury ponowienia. Nieprawidłowe SKU albo pominięty status anulowania mogą wyglądać jak awaria synchronizacji, mimo że przyczyna leży w mapowaniu lub regule procesu.

Nie używaj SKU, identyfikatora wariantu Shopify i identyfikatora produktu ERP zamiennie. Zapisz mapowanie, określ trwały klucz i zdefiniuj zachowanie przy zmianie SKU. Przed ponowieniem zdarzenia sprawdź identyfikator zamówienia, aby ERP nie utworzył kolejnego dokumentu.

Tabela łączy widoczne objawy z kontrolą i działaniem naprawczym. Zespół utrzymaniowy powinien mieć dostęp do logów i procedury uzgadniania rekordów, które nie przeszły automatycznie.

Tabela ułatwia przekazanie błędu osobie odpowiedzialnej za konkretną część procesu. Procedura ręcznego uzgodnienia powinna wskazywać, kto ponawia rekord, kto poprawia dane źródłowe i jak potwierdza zakończenie. Ręczna zmiana w jednym systemie może zostać nadpisana przez kolejne zdarzenie, jeśli mapowanie pozostaje niezmienione.

Platformy należy porównywać przez dostępność danych, możliwości mapowania i odpowiedzialność za utrzymanie konkretnej integracji. Shopify udostępnia GraphQL Admin API i webhooki, ale sposób połączenia z Softlab zależy także od interfejsu ERP i wybranego pośrednika.

WooCommerce i Shopware mają własne API, rozszerzenia i cykle aktualizacji. Sama zmiana platformy nie rozwiązuje braku interfejsu ERP, niejasnego właściciela danych ani nieobsłużonego procesu magazynowego. Porównaj te same scenariusze dla każdej opcji: publikację produktu, zmianę stanu, obsługę zamówienia i zwrot.

Tabela zestawia kryteria porównania platform przy rozmowie o integracji z Softlab. Dostępność konektora należy potwierdzić dla konkretnej wersji ERP.

Tabela porządkuje kryteria, lecz nie zakłada, że którakolwiek platforma ma gotowe połączenie z używaną instalacją ERP. Jeśli rozważasz WooCommerce, realizację sklepu internetowego można omówić razem z wymaganiami Softlab i zakresem wymiany danych.

• Jak zaplanować niezawodną integrację Comarch ERP Optima z PrestaShop
• Shopify: co to jest, jak działa i kiedy sprawdzi się w firmie?
• WooCommerce API: jak połączyć sklep z innymi systemami
• Magento API w praktyce: endpointy, integracje i bezpieczeństwo