Konfiguracja BaseLinker: sklep, stany i automatyzacje

Dla każdej informacji wskaż jeden system odpowiedzialny za jej aktualność. Nie musi to być zawsze Base. Produkty mogą pochodzić ze sklepu, stany z ERP, a zamówienia z kilku kanałów, ale kierunki przekazywania danych muszą być zapisane przed pierwszą synchronizacją. W przeciwnym razie poprawna technicznie integracja może nadpisywać właściwe wartości niewłaściwymi.

Instrukcja konfiguracji Base rozpoczyna się od scenariusza magazynowego i obejmuje kolejne elementy obsługi sprzedaży. Jeśli Base ma łączyć istniejące magazyny, przeczytaj również opis magazynu nadrzędnego i podrzędnego.

Nie ustalaj kierunku stanów na podstawie tego, który panel jest wygodniejszy. Liczy się miejsce, w którym zespół rzeczywiście rejestruje przyjęcia, sprzedaż i korekty. Zapisz także, kto rozstrzyga rozbieżność. Ta osoba będzie potrzebna podczas odbioru i późniejszych zmian konfiguracji.

Przygotuj adres sklepu oraz dostęp administratora do ustawień WooCommerce. Potwierdź, kto będzie opiekować się połączeniem i gdzie zostaną bezpiecznie zapisane dane dostępowe. W zrzutach ekranu do instrukcji zespołu ukryj klucze oraz sekrety. Nie kopiuj ich do otwartych dokumentów projektowych.

Oficjalna instrukcja integracji WooCommerce wskazuje ścieżkę WooCommerce → Ustawienia → Zaawansowane → REST API → Dodaj klucz. Wybierz uprawnienia Zapis/Odczyt, wygeneruj dane i przenieś je do konfiguracji integracji sklepu w Base. Producent nie wymaga w tej procedurze instalacji wtyczki BaseLinker Connect.

Po zapisaniu sprawdź połączenie oraz dostępność danych, które mają być używane w przyjętym scenariuszu. Udana autoryzacja nie oznacza jeszcze poprawnej synchronizacji wszystkich produktów i zamówień. Nie uruchamiaj masowego zapisu cen czy stanów tylko po to, aby potwierdzić, że klucz działa.

Jeśli połączenie nie działa, sprawdź dokładny komunikat, adres sklepu i ustawienia dostępu. Administrator powinien zweryfikować logi i ewentualną blokadę konkretnej reguły zabezpieczeń. Nie wyłączaj całej ochrony ani nie zakładaj z góry, że problem rozwiąże instalacja dodatkowej wtyczki. Zależności po stronie sklepu WooCommerce również są częścią wdrożenia.

Najpierw sprawdź, czy asortyment już istnieje w systemach, które łączysz. Import nowego katalogu i powiązanie istniejących produktów to różne zadania. Ponowny import bez rozpoznania danych może utrudnić ustalenie, który rekord obsługuje aktywną ofertę. Pracuj na kopii zestawienia identyfikatorów, zanim zmienisz mapowania.

Wybierz produkt prosty oraz produkt z wariantami. Porównaj nazwę, SKU, ID produktu i ID wariantu w odpowiednich systemach. SKU pomaga znaleźć odpowiednik, ale powtarzający się kod nie rozstrzyga samodzielnie, czy powiązanie jest poprawne. Przy rozmiarach i kolorach sprawdź każdy użyty wariant, nie tylko produkt nadrzędny.

Zapisz wynik w tabeli kontrolnej: identyfikator źródłowy, identyfikator docelowy, oferta, oczekiwany stan i osoba sprawdzająca. To materiał do odbioru, a później do diagnostyki. Nie mieszaj przy tym porządkowania nazw marketingowych z naprawianiem technicznych powiązań; oba zadania mają inne kryteria poprawności.

Jeżeli używasz wielu magazynów, wskaż, z którego pobierana jest ilość dostępna dla danego kanału. Sprawdź również produkt bez zapasu. Dodatnia ilość w jednym magazynie nie oznacza automatycznie, że ta sama sztuka powinna być dostępna we wszystkich kanałach. Przykład testowy ma odzwierciedlać rzeczywisty model sprzedaży, a nie przypadkowy produkt wybrany z listy.

Autoryzacja konta marketplace daje dostęp do kanału, ale nie zastępuje konfiguracji ofert i powiązań. Oddziel te etapy w planie. Najpierw sprawdź właściwe konto, potem reprezentatywną ofertę i jej produkt, a następnie ustawienia przesyłania ilości. Nie zakładaj, że zalogowanie do Allegro samo wystawi cały katalog.

Dokumentacja synchronizacji stanów opisuje zakładkę Integracje → Konto Marketplace → Stany. Wymienia aktualizację co 8 godzin, co godzinę oraz na żywo, przy czym ostatnia opcja nie jest dostępna w Freemium. Dobór ustawienia musi uwzględniać dostępny plan i ryzyko sprzedaży ponad stan; nie obiecujemy konkretnego opóźnienia w sekundach.

Sprawdź progi zmiany i reakcję na brak towaru. Potem odszukaj log dla numeru oferty i potwierdź, że odnotowany wynik odpowiada założeniu testu. Kontrola samego przełącznika w panelu nie dowodzi, że kanał otrzymał oczekiwaną ilość.

Ceny skonfiguruj osobno. Sklep i marketplace mogą mieć różne reguły biznesowe, dlatego kierunek stanów nie powinien automatycznie rozstrzygać kierunku cen. Jeśli pojawi się rozbieżność, skorzystaj z diagnostyki problemów Base i porównaj źródło, powiązanie oraz log jednej operacji przed zmianą ustawień całego konta.

Metoda dostawy widoczna w sklepie musi prowadzić do właściwej obsługi zamówienia. Sprawdź, jakie dane trafiają do Base: adres, punkt odbioru, wybrana usługa i informacje potrzebne przewoźnikowi. Zgodna nazwa dostawy na liście nie wystarcza, jeśli brakuje wymaganego parametru przesyłki.

Oddziel przyjmowanie płatności od odczytywania ich statusu. Konfiguracja operatora płatności w koszyku sklepu jest innym zadaniem niż przekazanie do Base informacji, że zamówienie zostało opłacone. Podczas odbioru sprawdź przypadek opłacony i nieopłacony. Zamówienie oczekujące nie powinno przez przypadek trafić na ścieżkę wymagającą potwierdzonej wpłaty.

Wskaż system, w którym powstaje dokument sprzedaży. Dokumentacja faktur Base opisuje konfigurację własnych dokumentów; możliwe są również scenariusze z systemem zewnętrznym. Nie uruchamiaj dwóch niezależnych mechanizmów wystawiania dokumentu dla tego samego zdarzenia bez świadomie zaprojektowanego procesu.

Na tym etapie potrzebujesz listy reguł operacyjnych uzgodnionej z osobą odpowiedzialną za dokumenty. Ogólna instrukcja integracji nie rozstrzyga indywidualnych obowiązków podatkowych. W odbiorze technicznym zapisz natomiast, gdzie widoczny jest numer dokumentu, jak pracownik sprawdza jego powstanie i co robi, gdy operacja zakończy się błędem.

Zacznij od jednej reguły, której wynik łatwo sprawdzić. Przykład redakcyjny: po określonym zdarzeniu, jeśli zamówienie spełnia ustalony warunek płatności, przenieś je do wskazanego etapu obsługi. Nazwy statusów i warunków dobierz do rzeczywistej konfiguracji, zamiast kopiować gotowy schemat bez sprawdzenia dostępnych opcji.

Instrukcja automatycznych akcji Base opisuje układ zdarzenie, warunek, akcja. Reguły nie wykonują się wstecz, a warunki przypisane do tego samego zdarzenia są sprawdzane równocześnie. Zależność między kolejnymi etapami musi więc wynikać z zaprojektowanych zdarzeń, nie z nadziei na kolejność pozycji na ekranie.

Sprawdź historię wykonania na karcie zamówienia. Zapisz identyfikator reguły oraz oczekiwany efekt. Przy operacjach, które to obsługują, rozważ zatrzymanie po błędzie i odpowiednią akcję błędu. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie zobaczy niedokończone zadanie i kto ma je przejąć.

Tworzenie etykiet, dokumentów i wysyłanie wiadomości dołącz dopiero po kontroli podstawowego przepływu. Sprawdź powtórne zdarzenie: czy prowadzi do duplikatu, czy do bezpiecznie obsłużonego przypadku. Dobra automatyzacja wymaga nie tylko poprawnej ścieżki, ale też zrozumiałej reakcji na brak danych i nieudaną operację.

Odbiór powinien potwierdzać wynik po obu stronach integracji. Dla każdego przypadku zapisz dane wejściowe, oczekiwany rezultat, rezultat rzeczywisty i identyfikatory użytych rekordów. Test przeprowadź na wydzielonych danych, w środowisku testowym tam, gdzie jest dostępne. Zablokuj rzeczywistą wysyłkę i komunikację do klienta w ramach uzgodnionej procedury testowej.

Dodaj próbę błędną: brak wymaganego parametru albo celowo niespełniony warunek. Celem nie jest wywołanie awarii w produkcji, lecz sprawdzenie, czy obsługa rozpoznaje zatrzymany proces. Po poprawce powtórz związany z nią przypadek i zachowaj wynik.

Perspektywa KC Mobile: proponujemy odbierać konfigurację przez takie konkretne scenariusze. Lista połączeń nie pokazuje, czy zamówienie da się bezpiecznie obsłużyć od początku do końca. Po akceptacji zapisz konfigurację odniesienia i zasady zgłaszania późniejszych zmian.

Przygotuj platformę sklepu, listę kanałów sprzedaży, liczbę produktów i wariantów oraz informację o ERP. Opisz, gdzie powstają dokumenty, jak wybierana jest dostawa i jakie wyjątki zespół obsługuje ręcznie. Wskaż też, czy trzeba zachować istniejące mapowania oraz reguły. To dane do określenia zakresu, nie formalność przed podaniem ceny.

Koszt abonamentu jest osobną pozycją. Cennik producenta podaje dla Business 279 zł netto oraz 0,99 zł za zamówienie; Freemium obejmuje do 100 zamówień i 1000 produktów. Warunki i obliczenia opisujemy w osobnym artykule o koszcie Base. Sprawdź aktualne warunki przed zakupem.

Jeżeli narzędzie nie jest jeszcze wybrane, porównaj wymagania z alternatywami dla BaseLinker. Sam niski abonament nie potwierdza obsługi potrzebnego procesu.

Zakres prac KC Mobile znajdziesz w ofercie integracji BaseLinker. Prześlij opis sklepu i procesu, aby ustalić konfigurację, testy oraz sposób przekazania obsługi zespołowi. Nie podajemy jednego czasu wdrożenia dla wszystkich sklepów: połączenie pojedynczego kanału i uporządkowanie wielomagazynowej sprzedaży wymagają innego zakresu pracy.