Jak wysłać klientowi fakturę e-mailem w Shoperze: instrukcja i kontrola ustawień

Przed wysłaniem sprawdź dane firmy, zamówienia, odbiorcy, dokumentu oraz integracji. Faktura VAT powstaje w aplikacji do fakturowania, takiej jak Shoper Faktury i Magazyn, a nie w samym standardowym mechanizmie sklepu. Według pomocy Shopera sprawdzonej w październiku 2026 r. nazwy ścieżek mogą się różnić zależnie od wersji panelu.

Ustalenie systemu, który wystawia fakturę i przechowuje jej numer, ogranicza ryzyko rozbieżności między sklepem a ewidencją. Jeśli proces obejmuje Subiekt GT i KSeF, możemy skonfigurować wdrożenie KSeF w Subiekcie GT.

W panelu Shopera wybierz zamówienie i użyj akcji aplikacji, aby wystawić lub pobrać przypisaną do niego fakturę; następnie wyślij ją w Shoper Faktury i Magazyn. Oficjalna instrukcja Shopera opisuje ścieżkę Obsługa sklepu > Zamówienia > menu akcji > Aplikacje > Pobierz fakturę (Shoper Faktury i Magazyn), a potem przycisk Wystaw faktury i pobierz. Nazwy pozycji panelu mogą się różnić w starszej wersji.

W Shoper Faktury i Magazyn przejdź do Sprzedaż. Przy wybranym dokumencie wybierz Wyślij, wpisz adres e-mail, zweryfikuj wiadomość i kliknij Wyślij. Aplikacja dołącza fakturę do wiadomości; pola [numer_faktury], [wartosc_brutto] i [data_platnosci] mogą być automatycznie uzupełniane w treści.

Status zamówienia nie potwierdza wysłania e-maila, a status wiadomości nie potwierdza poprawności danych faktury. Szerszy opis obiegu dokumentów znajdziesz w artykule faktury w sklepie internetowym.

Automatyczna wysyłka działa po włączeniu wystawiania faktur dla wybranego statusu zamówienia i aktywowaniu wysyłania dokumentu do klienta w ustawieniach integracji. W panelu sklepu otwórz Aplikacje i integracje > Zainstalowane aplikacje, znajdź Shoper Faktury i Magazyn i przejdź do konfiguracji. W polu Wystawiaj automatycznie wybierz TAK, wskaż wartość w polu Wystawiaj w momencie i włącz automatyczne wysyłanie wygenerowanej faktury.

Wybierz status zgodny z momentem, w którym zamówienie jest gotowe do udokumentowania w Twoim procesie. Zamówienia anulowane, nieopłacone lub korygowane mogą wymagać innej obsługi. Przed uruchomieniem automatyzacji sprawdź, czy status ustawia pracownik, operator płatności czy integracja kurierska.

Test wykonaj na zamówieniu testowym z własnym adresem e-mail. Ustaw wybrany status, sprawdź, czy powstał dokładnie jeden dokument, czy wiadomość dotarła i czy numer zamówienia widnieje w uwagach faktury. Dokumentacja Shopera pozwala stosować znaczniki takie jak [numer_zamowienia] i [email_klienta] w polu Domyślne uwagi.

Jeżeli obieg obejmuje także KSeF, Subiekt GT i magazyn, ustal reguły wystawiania przed zmianą statusów zamówień.

Zamówienie opisuje sprzedaż w sklepie, faktura dokumentuje sprzedaż, a dokument WZ odzwierciedla wydanie towaru z magazynu. W integracji Shoper Faktury i Magazyn dokument WZ może powstawać razem z fakturą, a stan w sklepie może aktualizować się na podstawie ruchu magazynowego w aplikacji. Shoper opisuje też opcję automatycznego odraczania skutku magazynowego, gdy brakuje towaru do wystawienia dokumentu.

Tabela pokazuje, który zapis należy kontrolować na poszczególnych etapach. Ustal jedno źródło prawdy dla każdej pozycji, aby ręczna zmiana stanu nie nadpisała ruchu zaksięgowanego w innym systemie.

Po wystawieniu faktury sprawdź, czy powstał właściwy WZ i czy ilość produktu w sklepie odpowiada stanowi w systemie magazynowym. Przy rozbieżności najpierw ustal jej przyczynę, a potem koryguj właściwy system.

Najpierw ustal, czy problem dotyczy dokumentu, adresu, wysyłki czy dostarczenia wiadomości. Rozpocznij od listy Sprzedaż w Shoper Faktury i Magazyn: wyszukaj numer zamówienia lub faktury i potwierdź, że dokument istnieje. Następnie porównaj adres e-mail kontrahenta z adresem użytym w formularzu wysyłki.

Przy własnym SMTP ustawienia znajdują się w Shoper Faktury i Magazyn w Ustawienia > E-mail > Ustawienia SMTP. Pomoc Shopera zaleca użycie opcji Przetestuj i zapisz; po nieudanym teście zweryfikuj serwer, port, szyfrowanie i dane konta u dostawcy poczty. Z naszych wdrożeń wynika, że osobne potwierdzenie utworzenia dokumentu i wykonania wysyłki skraca diagnozę.

Ponowną wiadomość wyślij z istniejącej faktury, a nie przez ponowne wystawienie dokumentu. W Shoperze akcja Pobierz fakturę może otworzyć już wygenerowany dokument; oficjalna pomoc wskazuje, że otwarcie faktury w nowym oknie oznacza, że została wcześniej wygenerowana. Potwierdź numer dokumentu i jego dane, zanim uruchomisz akcję wystawiania.

W aplikacji otwórz Sprzedaż, znajdź właściwy dokument i wybierz Wyślij. Wprowadź poprawny adres klienta oraz wiadomość z numerem faktury. Nie używaj akcji tworzenia nowej faktury do ponowienia e-maila, ponieważ mogłaby utworzyć drugi dokument sprzedaży.

Zapisz datę ponowienia i adres odbiorcy, aby pracownik nie wysłał kolejnej wiadomości z innym załącznikiem. Korektę danych nabywcy obsłuż według procedury księgowej, a nie przez tworzenie faktury o podobnym numerze.

Pełny test powinien potwierdzić kolejno zamówienie, dokument, ruch magazynowy i dostarczenie e-maila. Wykonaj go poza rzeczywistą sprzedażą, używając kontrolowanego zamówienia testowego i własnej skrzynki. Oddziel test konsumenta od testu klienta firmowego, bo formularz i dane nabywcy mogą różnić się zakresem.

Po teście porównaj numer zamówienia w panelu sklepu z uwagami dokumentu i potwierdź, że wiadomość zawiera tę samą fakturę, którą widzisz w aplikacji. Jeśli potrzebujesz wykonawcy, wdrożenie KSeF w Subiekcie GT może objąć konfigurację obiegu dokumentów w tym systemie.

• Wystawianie faktur do paragonów w sklepie internetowym: proces, wyjątki i kontrola
• Zaawansowane filtry faktur WooCommerce: jak usprawnić pracę z dokumentami
• Data sprzedaży na fakturze: jak ustalić ją w sklepie internetowym
• Modyfikacja faktury w WooCommerce: co można zmienić i jak zrobić to bezpiecznie