Sklep internetowy z dofinansowania: wymagania przed wnioskiem

Wymagania dofinansowania zależą od dokumentacji konkretnego naboru, statusu firmy i celu projektu. Sama budowa sklepu internetowego nie przesądza o możliwości uzyskania wsparcia ani o kwalifikowalności wydatków.

Zacznij od listy naborów Funduszy Europejskich, a jeśli nie znasz nazwy programu, skorzystaj z Wyszukiwarki Dotacji. Portal pozwala zawęzić poszukiwania według reprezentowanego podmiotu, miejsca realizacji projektu i jego dziedziny. Po znalezieniu naboru pobierz regulamin, kryteria wyboru, instrukcję wypełniania wniosku, listę załączników i wzór umowy, jeśli jest dostępny.

Przed przygotowaniem kosztorysu sprawdź:
- czy status i typ firmy spełniają warunki naboru;
- czy projekt sprzedaży internetowej mieści się w jego celu;
- od kiedy można ponosić wydatki i do kiedy trzeba zakończyć projekt;
- jak dokumentować wkład własny, wybór wykonawcy i wykonane prace;
- jakie rezultaty trzeba utrzymywać lub raportować po zakończeniu projektu.

Zalecamy przygotować matrycę wymagań przed rozmową z wykonawcą, bo pozwala wycenić zakres zgodny z kryteriami. Jeśli projekt ma obejmować przyjmowanie płatności online, opisz tę funkcję osobno; sklep internetowy na WooCommerce może uwzględniać taki zakres, jeśli dokumenty naboru dopuszczają ten wydatek.

Sklep może kwalifikować się do wsparcia tylko wtedy, gdy cel naboru i zasady wydatków obejmują planowany projekt. Portal Funduszy Europejskich pomaga znaleźć nabory według rodzaju wnioskodawcy, regionu i dziedziny, ale ostateczną odpowiedź zawiera dokumentacja wybranego naboru.

Otwórz ogłoszenie instytucji prowadzącej i potwierdź, kto może złożyć wniosek, jakie projekty obejmuje wsparcie oraz gdzie i kiedy składa się dokumenty. Zapisz odpowiedzi wraz z nazwą dokumentu i miejscem, z którego wynikają.

Tabela porządkuje kontrolę warunków przed przygotowaniem wniosku. Przy każdej odpowiedzi zachowaj dokument potwierdzający.

Wniosek: oceniaj nabór według warunków firmy, regionu i dziedziny przed zamówieniem kosztorysu, ponieważ programy mogą stosować różne kryteria.

Opis sklepu powinien łączyć potrzebę firmy z funkcją, kosztem, rezultatem i sposobem odbioru. Zamiast ogólnego hasła "nowoczesny sklep" opisz, jak klient znajdzie produkt, złoży zamówienie, wybierze dostawę i zapłaci.

Przykładowa potrzeba brzmi: firma chce przyjmować zamówienia przez internet i przekazywać je do obsługi. Zakres może obejmować katalog z wyszukiwaniem, koszyk, formularz zamówienia i uzgodniony sposób przekazania zamówień; odbiór potwierdzi próba złożenia zamówienia i sprawdzenie jego zapisu w sklepie.

Tabela pokazuje, jak przełożyć potrzebę na funkcję i możliwy dowód wykonania. Zakres dopasuj do kryteriów naboru i specyfikacji wykonawcy.

Tabela jest wzorem opisu projektu, a nie katalogiem wydatków uznawanych przez każdy program. Nazwij system zarządzający ceną, stanem lub zamówieniem, aby wykonawca mógł określić zakres integracji.

Kosztorys sklepu powinien rozdzielać prace, produkty i usługi, aby dało się porównać każdą pozycję z zakresem projektu. Jedna kwota za "sklep internetowy" nie wyjaśnia, czy oferta obejmuje integrację, migrację danych, testy albo szkolenie.

Poproś o wyszczególnienie planowanych elementów:
- analizę potrzeb i projekt funkcjonalny;
- konfigurację sklepu, katalogu i widoków mobilnych;
- płatności, dostawy i integracje z innymi systemami;
- migrację produktów, klientów lub zamówień;
- testy, poprawki i uruchomienie;
- szkolenie, dokumentację i przekazanie dostępów;
- licencje, hosting i utrzymanie, jeżeli są objęte ofertą.

Tabela ułatwia porównanie oferty z rezultatami do odebrania. Przy każdej pozycji uzgodnij założenia, wyłączenia i zależności od danych firmy lub usług zewnętrznych.

O kwalifikowalności konkretnej pozycji rozstrzygają zasady naboru. Oddziel wydatki jednorazowe od cyklicznych i opisz okres ich ponoszenia.

Sposób wyboru wykonawcy wynika z dokumentów konkretnego naboru i wskazanych w nich zasad zamówień. Przed zleceniem prac sprawdź, czy instytucja wymaga porównania ofert, publikacji zapytania, opisu przedmiotu zamówienia albo uzasadnienia wyboru.

Opis zamówienia powinien określać funkcje, integracje, dane wejściowe, rezultaty, terminy i warunki odbioru. Porównuj oferty dla tego samego zakresu, ponieważ oferta samej konfiguracji sklepu nie jest równoważna ofercie z migracją i szkoleniem.

Przygotuj materiały wymagane przez procedurę naboru:
- opis potrzeb firmy i przedmiotu zamówienia;
- oferty wraz z datą, zakresem i warunkami;
- porównanie ofert z wymaganiami;
- uzasadnienie wyboru według kryteriów naboru;
- potwierdzenie zgodności zakresu z wnioskiem.

Lista porządkuje dokumenty, ale nie ustanawia obowiązku dla każdego naboru. Stosuj procedurę i wzory wskazane przez instytucję prowadzącą.

Wymagania techniczne sklepu powinny określać działanie, bezpieczeństwo i przekazanie systemu, a dokumentacja dotacji powinna opisywać warunki finansowania. Jedna lista nie zastępuje drugiej.

Przed wyceną ustal wymagania dotyczące:
- widoków na telefonie, tablecie i komputerze oraz sposobu ich akceptacji;
- ról użytkowników i dostępu do panelu;
- kopii zapasowych, częstotliwości ich wykonywania i odtworzenia;
- aktualizacji, zabezpieczenia panelu i obsługi incydentów;
- płatności, dostaw, stanów oraz wymiany danych z innymi systemami;
- praw do treści, zdjęć i projektu oraz przekazania dostępów;
- analityki i sprawdzenia zamówienia od koszyka do realizacji.

Kryterium odbioru zapisz jako test możliwy do powtórzenia. Przykład: "zamówienie testowe zapisuje wybraną metodę dostawy i przekazuje uzgodniony status do wskazanego systemu". Zalecamy wskazać, kto po wdrożeniu odpowiada za aktualizacje, kopie zapasowe i odnowienie licencji.

Rozliczenie sklepu powinno łączyć etapy prac, dowody wykonania i kryteria odbioru z umową oraz dokumentami naboru. Przed rozpoczęciem ustal, kto potwierdza każdy rezultat i jakie dokumenty będą potrzebne do rozliczenia projektu.

Uzgodnij z wykonawcą i osobą prowadzącą wniosek:
- etapy, terminy i zależności między pracami;
- kryteria odbioru funkcji, integracji, migracji i szkolenia;
- sposób zgłaszania usterek i termin ich poprawienia;
- faktury i dokumenty wymagane przez instytucję;
- protokół z listą wykonanych elementów i wad;
- instrukcję, dokumentację powdrożeniową i potwierdzenie przekazania dostępów.

Jeżeli rezultatem jest przyjmowanie zamówień online, oferta i umowa powinny wskazywać koszyk i formularz, a protokół odnotować próbne zamówienie i jego zapis w panelu. Ten sam rezultat opisz spójnie w budżecie, harmonogramie i dokumentacji projektu.

Termin ponoszenia kosztów i wymagane formy potwierdzeń sprawdź w aktualnym regulaminie oraz umowie o dofinansowanie. Umowa z wykonawcą dokumentuje zakres prac, ale nie zastępuje obowiązków firmy wobec instytucji.

Błędem w opisie projektu jest brak zgodności między celem, funkcjami sklepu, kosztorysem i pomiarem rezultatu. Używaj tych samych nazw, zakresów i wartości w opisie projektu, budżecie, ofercie i załącznikach.

Przed złożeniem wniosku sprawdź:
- czy opis wskazuje potrzebę firmy, planowaną zmianę i mierzalny rezultat;
- czy każda pozycja budżetu odpowiada elementowi projektu;
- czy oferta i wniosek obejmują ten sam zakres oraz terminy;
- czy dokumenty naboru potwierdzają możliwość ujęcia wydatków;
- czy uwzględniono utrzymanie, licencje i odpowiedzialność po wdrożeniu;
- czy harmonogram obejmuje wybór wykonawcy oraz czas na odbiór;
- czy dla każdej funkcji wskazano dowód wykonania;
- czy wymagane oświadczenia i załączniki są aktualne.

Perspektywa KC Mobile

Kryterium techniczne pomaga rozliczyć projekt, gdy firma, wykonawca i osoba weryfikująca mogą sprawdzić ten sam rezultat. Zalecamy ustalić test odbioru przed zamówieniem oferty, bo ułatwia wpisanie tych samych warunków do kosztorysu, harmonogramu i umowy.

Jeśli projekt obejmuje płatności online, określ ich zakres i sposób odbioru obok funkcji sklepu. Wykonanie sklepu internetowego na WooCommerce można ująć w ofercie, a kwalifikowalność płatności online potwierdzić w dokumentacji naboru.

• Co to jest m-commerce (mobile commerce) i jak działa w sklepie
• Jak efektywnie współpracować z software house'em od briefu do wdrożenia
• Jak wybrać software house do projektu IT? 7 kryteriów i pytania do wykonawcy
• Kampanie lokalne B2C: plan pozyskiwania klientów w Polsce